La transformation numérique touche presque toutes les verticales et tous les secteurs de l'industrie, car les entreprises commencent à se tourner vers la technologie pour faciliter les processus, les stratégies et économiser des ressources.
La pandémie de Covid-19 a encore plus perturbé les entreprises, introduisant des changements dans la manière dont elles fournissent leurs services, répondent aux besoins de leurs clients et de leur personnel et entretiennent leurs relations avec leurs employés. Le passage soudain au travail à distance a entraîné un surcroît de travail pour les ressources humaines, qui ont dû réorganiser leurs opérations de gestion du personnel et répondre à l'afflux massif de demandes d'assistance de la part des employés. Les processus de recrutement ont dû s'adapter aux nouvelles procédures à distance, ainsi qu'aux mesures de sécurité et à la création de nouvelles politiques Covid-19, en plus des tâches habituelles d'une équipe de RH.
Les équipes RH adoptent rapidement des flux de travail automatisés en passant des processus manuels, basés sur le papier et les feuilles de calcul à l'automatisation des services RH avec l'aide des dernières avancées technologiques. Les responsables des ressources humaines comprennent que des services d'automatisation des ressources humaines agiles et rapides peuvent aider leurs entreprises à suivre l'évolution de leurs besoins.
Qu'est-ce que l'automatisation des RH ?
L'automatisation des ressources humaines consiste à renforcer l'efficacité du service des ressources humaines d'une entreprise en résolvant les tâches répétitives et en permettant au personnel des ressources humaines de se concentrer sur des questions plus complexes et stratégiques.
De nombreuses équipes RH ont des défis à relever, tels que la réduction des budgets RH ou des effectifs, qui les obligent à faire plus avec un outil d'automatisation RH qui peut automatiser les tâches manuelles, simplifier les procédures de documentation, alléger la charge du personnel RH et assurer la conformité.
En outre, une facette importante des services RH est le recrutement et les procédures d'intégration qui peuvent être effectués de manière plus transparente et plus efficace tout en réduisant les erreurs manuelles, grâce à un filtrage intelligent. Cela peut également s'appliquer à d'autres processus tels que la gestion des feuilles de temps, les processus d'évaluation ou tout autre outil informatif permettant aux équipes RH d'être en contact permanent avec les employés de l'entreprise et de les aider en cas de besoin.
Dans les multinationales, où les équipes sont souvent dispersées dans de nombreux pays et fuseaux horaires, il est de plus en plus nécessaire que les équipes RH ou les capacités de libre-service soient disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour aider les employés qui en ont besoin.
Avec toutes ces nouvelles tâches à accomplir et un nombre croissant d'employés à distance qui demandent de l'aide, les équipes RH sont souvent submergées par les demandes d'assistance et le besoin croissant de fournir une offre de libre-service évolutive et sans friction à leurs employés afin de réduire les temps d'attente, en particulier pendant les périodes d'inscription spécifiques, et souvent en raison d'options de libre-service inefficaces et d'un nombre élevé de demandes répétitives.
Avantages de l'automatisation des processus RH
Les avantages de l'automatisation des services RH sont notables, à tel point que l'automatisation des RH n'est plus un simple avantage, mais une nécessité. Voici quelques avantages de l'automatisation des services RH :
Précision accrue
L'automatisation des RH peut en fin de compte conduire à de meilleures décisions d'embauche. Cela peut paraître audacieux, mais même les organisations bien gérées sont sujettes à l'erreur humaine. Les erreurs sont impossibles à prévoir et, après tout, nous ne sommes que des êtres humains. Cependant, les erreurs peuvent entraîner beaucoup de travail, de temps et d'argent supplémentaires pour rectifier le tir. Elles peuvent également affecter le moral et l'efficacité des employés. Les processus de flux de travail des RH peuvent être assez complexes, et l'automatisation des RH peut rationaliser les flux de travail et réduire les erreurs manuelles.
Gagner du temps et permettre aux équipes de se concentrer sur les questions essentielles
Il peut être compliqué de générer de grandes quantités de documents relatifs à l'embauche de nouveaux employés à distance ou de répondre aux besoins des clients en dehors du bureau. La rationalisation des processus réduit la charge de travail excessive des employés des RH et diminue l'épuisement dû au travail administratif. Les RH peuvent ainsi se concentrer sur les politiques et procédures complexes, stratégiques et essentielles. L'utilisation de bots et l'automatisation des services RH permettent d'effectuer des tâches manuelles répétitives de manière rapide et précise, tout en comblant les lacunes des processus. Cela réduit le stress du personnel RH surchargé tout en améliorant la satisfaction des employés, en augmentant leur productivité et en renforçant la fidélisation du personnel.
Rentabilité
La réduction des erreurs humaines et l'automatisation des procédures diminuent les coûts associés à la correction de ces erreurs, mais aussi les prix élevés généralement associés aux logiciels RH qui incluent des fonctionnalités qui ne sont pas forcément nécessaires à une équipe RH spécifique. Contrairement aux systèmes RH autonomes, les systèmes d'automatisation des RH peuvent être adaptés aux besoins de chaque équipe, ce qui permet aux entreprises d'automatiser sélectivement les processus qu'elles souhaitent sans avoir à investir des sommes colossales.
Une communication efficace, cohérente et rationalisée
Garder tous les employés sur la même longueur d'onde et rationaliser la communication est devenu un défi supplémentaire avec Covid-19. En automatisant les notifications et les rappels, les parties concernées peuvent facilement se voir rappeler des informations importantes et recevoir les réponses dont elles ont besoin si elles interagissent avec des agents virtuels, de sorte que tout le monde est bien informé, même s'ils ne travaillent pas au même endroit ou dans le même fuseau horaire.
À l'heure où les lois sur l'emploi évoluent, les employés ont afflué vers les équipes RH pour demander des éclaircissements sur les nouvelles lois liées au travail à distance, y compris celles relatives au suivi du temps, aux heures supplémentaires, aux congés de maladie et aux outils de bureau, entre autres. L'automatisation des réponses et l'utilisation de bots peuvent fournir des informations uniformes et transparentes aux demandes massives, faciliter l'accès des employés à la documentation et dégager des informations exploitables pour aider les entreprises à prendre des décisions plus éclairées.
Ainsi, les travailleurs se sentent soutenus et les équipes sont informées des changements susceptibles de renforcer la communication au sein de l'entreprise, de faciliter les procédures d'intégration et de renforcer les procédures de sécurité.
Tendances en matière d'automatisation des processus RH
Si les services d'automatisation des RH ne sont pas nouveaux, Covid-19 a poussé les entreprises à travailler à distance avec peu de préparation ou de solutions technologiques adéquates. Avec tous les changements survenus pendant la pandémie, de nouvelles tendances sont apparues dans le domaine des ressources humaines.
L'automatisation des services RH est sans aucun doute la tendance la plus pertinente. La nécessité de simplifier les processus et de rationaliser les flux de travail pour assurer la stabilité de l'entreprise est clairement axée sur l'assurance que les employés sont heureux et productifs malgré les changements survenus dans leur environnement de travail. Mais qu'attendent les employés de l'automatisation des RH et quelles opportunités peuvent en découler ?
Les chatbots peuvent simplifier l'intégration
Les organisations ont tendance à disposer de nombreux outils logiciels que chaque employé doit utiliser. Il peut s'agir d'un compte de messagerie, d'un outil de chat ou d'un système de gestion de projet, entre autres. La recherche d'informations peut souvent s'avérer fastidieuse, et lorsque quelqu'un occupe un nouveau poste, il a tendance à poser de nombreuses questions et à ne pas savoir où trouver les réponses.
Les chatbots peuvent donner aux employés des réponses rapides et précises sur tous les canaux de communication, tout en envoyant des alertes et des notifications personnalisées pour faciliter l'intégration du nouvel employé dans l'entreprise. Ils peuvent fournir des informations 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 sur toutes les questions relatives à l'entreprise, qu'il s'agisse de politiques, de séminaires, de documents ou de la manière de réserver des salles de réunion ou d'en savoir plus sur les groupes de travail après les heures de travail.
Les employés peuvent bénéficier d'une assistance et d'une formation sans devoir faire appel au personnel des RH
La plupart des employés ont besoin d'une formation lorsqu'ils commencent à travailler dans une entreprise, mais le personnel des ressources humaines n'a pas beaucoup de temps pour offrir des processus de formation personnalisés à leurs nouvelles recrues. Les meilleurs services RH automatisés ingèrent et indexent facilement de multiples sources de contenu qui peuvent être utilisées pour aider les employés et le personnel RH.
Les chatbots et les services d'automatisation des RH exploitent les données issues des interactions avec les employés pour fournir des informations personnalisées sur les formations, les séminaires ou les actualités susceptibles d'intéresser l'employé. De même, les services d'automatisation des RH et les chatbots offrent des capacités de libre-service, guidant les employés à travers des requêtes à l'aide du traitement du langage naturel, de sorte que les employés peuvent résoudre 80 % de leurs problèmes d'assistance et de leurs tâches sans l'intervention de l'équipe.
Les salaires, la gestion du temps et les processus internes peuvent être exécutés plus efficacement.
Garder un œil sur la charge de travail de votre équipe peut s'avérer une tâche compliquée. En 2021, les entreprises cherchent des moyens d'automatiser les solutions de gestion du temps et des présences, permettant aux employés d'accéder facilement à leurs listes et de recevoir des notifications sur leurs heures de travail afin d'éviter l'épuisement des employés. D'autres processus concernant les factures, les évaluations de performance pilotées par l'IA peuvent être gérés et des assistants virtuels qui délivrent des notifications aux employés.
Les chatbots peuvent envoyer des alertes personnalisées afin que les employés n'aient pas à ouvrir ou à naviguer dans l'intranet ou tout autre système pour trouver des mises à jour.
Automatiser les efforts de recrutement
Les processus de recrutement peuvent être améliorés grâce à l'utilisation de l'IA et des capacités du Big Data qui peuvent aider à analyser, filtrer et trouver le bon candidat à partir d'une grande pile de données. Mais les chatbots peuvent également être utilisés dans le cadre d'un processus de recrutement. Les chatbots étant de plus en plus utilisés dans le cadre de l'expérience numérique, ils peuvent également être exploités par les RH lors de la recherche du candidat idéal et constituer un élément clé d'un processus de recrutement automatisé.
Voici un exemple de processus : Une offre d'emploi est publiée et reçoit de nombreuses candidatures, dont la plupart ne répondent pas aux exigences du poste. Une technologie intelligente de filtrage des CV analyse automatiquement les candidats afin d'identifier les 25 % les mieux placés dans votre système de gestion des candidatures. D'un simple clic, des entretiens avec les candidats peuvent être organisés, avec envoi automatique d'une notification par courrier électronique.
C'est là que les chatbots peuvent intervenir pour établir la première série de questions avec un candidat et répondre rapidement à toutes les questions tout en recueillant des informations et en apprenant à détecter les meilleures réponses et à opérer un premier filtrage avant d'organiser un entretien vidéo avec un agent humain.