La transformación digital está afectando a casi todas las verticales y sectores de la industria, ya que las empresas empiezan a buscar en la tecnología la forma de facilitar procesos, estrategias y ahorrar recursos.
La pandemia de Covid-19 ha perturbado aún más a las empresas, introduciendo cambios en la forma en que prestan sus servicios, atienden las necesidades de los clientes y del personal y cuidan la relación con sus empleados. El cambio repentino al trabajo a distancia ha supuesto trabajo adicional para Recursos Humanos, que ha tenido que renovar sus operaciones de gestión de personal y responder a la afluencia masiva de solicitudes de asistencia de los empleados. Los procesos de contratación han tenido que adaptarse a los nuevos procedimientos a distancia, junto con las medidas de seguridad y la creación de nuevas políticas de Covid-19, además de las tareas habituales de un equipo de RRHH.
Los equipos de RR.HH. están adoptando rápidamente flujos de trabajo automatizados a medida que abandonan los procesos manuales basados en papel y las hojas de cálculo para adoptar la automatización de los servicios de RR.HH. con la ayuda de los últimos avances tecnológicos. Los responsables de RR.HH. comprenden que unos servicios de automatización de RR.HH. ágiles y rápidos pueden ayudar a sus empresas a seguir el ritmo de la evolución de las necesidades empresariales.
¿Qué es la automatización de RRHH?
La automatización de RR.HH. es el proceso de aumentar la eficacia del departamento de RR.HH. de una empresa resolviendo tareas repetitivas y permitiendo que el personal de RR.HH. se centre en asuntos más complejos y estratégicos.
Muchos equipos de RR.HH. tienen retos que superar, como la reducción de los presupuestos o del personal de RR.HH., que les obligan a hacer más con una herramienta de automatización de RR.HH. que pueda automatizar las tareas manuales, simplificar los procedimientos de documentación, aliviar la carga del personal de RR.HH. y garantizar el cumplimiento de las normativas.
Además, una faceta importante de los servicios de RR.HH. son los procedimientos de contratación e incorporación, que pueden realizarse de forma más transparente y eficiente, al tiempo que se reducen los errores manuales, utilizando un filtrado inteligente. Esto también puede aplicarse a otros procesos como la gestión de las hojas de horas, los procesos de evaluación o cualquier herramienta informativa para que los equipos de RRHH puedan estar en contacto permanente con los empleados de la empresa y ayudarles cuando lo necesiten.
En las multinacionales, donde los equipos a menudo pueden estar dispersos por numerosos países y zonas horarias, también hay una mayor necesidad de que los equipos de RR.HH. o las capacidades de autoservicio competentes estén disponibles 24 horas al día, 7 días a la semana, para ayudar siempre que un empleado pueda necesitar su ayuda.
Con todas estas nuevas tareas entre manos, y un número cada vez mayor de empleados remotos que solicitan asistencia, los equipos de RR.HH. se ven a menudo desbordados por las solicitudes de asistencia y la creciente necesidad de proporcionar una oferta de autoservicio escalable y sin fricciones a sus empleados para reducir los tiempos de espera, especialmente durante periodos de inscripción específicos, y a menudo como resultado de opciones de autoservicio ineficaces y un elevado número de solicitudes repetitivas.
Ventajas de la automatización de los procesos de RRHH
Las ventajas de utilizar la automatización de los servicios de RRHH son notables, hasta tal punto que la automatización de los RRHH ya no es una mera ventaja, sino una necesidad. Estas son algunas de las ventajas de la automatización de los servicios de RR.HH:
Mayor precisión
La automatización de RR.HH. puede, en última instancia, conducir a mejores decisiones de contratación. Puede parecer una afirmación atrevida, pero incluso las organizaciones gestionadas con fluidez son propensas a cometer errores humanos. Los errores son imposibles de prever y, al fin y al cabo, sólo somos humanos. Sin embargo, los errores pueden desencadenar mucho trabajo, tiempo y dinero adicionales para hacer las cosas bien. También pueden afectar a la moral y la eficiencia de los empleados. Los procesos de flujo de trabajo de RR.HH. pueden ser bastante complejos, y la automatización de RR.HH. puede agilizar los flujos de trabajo y reducir los errores manuales.
Ahorra tiempo y permite a los equipos centrarse en las cuestiones críticas
Generar grandes cantidades de documentos de nuevas contrataciones a distancia o atender las necesidades de los clientes fuera de la oficina puede resultar complicado. La racionalización de los procesos reduce la excesiva carga de trabajo de los empleados de RR.HH. y disminuye el agotamiento por el trabajo administrativo. Esto permite a RRHH centrarse en políticas y procedimientos complejos, estratégicos y críticos. El uso de bots y la automatización de los servicios de RRHH completan las tareas manuales repetitivas con rapidez y precisión, al tiempo que eliminan las lagunas en los procesos. Esto reduce el estrés del sobrecargado personal de RRHH al tiempo que mejora la satisfacción de los empleados, aumenta su productividad y refuerza la retención de empleados.
Rentable
Reducir los errores humanos y automatizar los procedimientos disminuye los costes asociados a la corrección de estos errores, pero también los enormes precios que suelen asociarse a los programas informáticos de RRHH que incluyen funciones que pueden no ser necesarias para un equipo específico de RRHH. A diferencia de los sistemas de RR.HH. independientes, los sistemas de automatización de RR.HH. pueden adaptarse a las necesidades de cada equipo, lo que permite a las empresas automatizar de forma selectiva los procesos que desean sin tener que invertir grandes sumas de dinero.
Comunicación eficaz, coherente y ágil
Mantener a todos los empleados en la misma página y agilizar la comunicación se ha convertido en un reto adicional con Covid-19. Al automatizar las notificaciones y los recordatorios, las partes pertinentes pueden recibir fácilmente recordatorios de información importante y recibir las respuestas que necesitan si interactúan con agentes virtuales, de modo que todos estén bien informados aunque no trabajen desde la misma ubicación o zona horaria.
En un momento en el que se están cumpliendo las cambiantes leyes laborales, los empleados han acudido en masa a los equipos de RRHH para pedir aclaraciones sobre las nuevas leyes relacionadas con el trabajo remoto, incluidas las relativas al seguimiento del tiempo, las horas extra, las bajas por enfermedad y las herramientas de oficina, entre otras cuestiones. La automatización de las respuestas y el uso de bots pueden proporcionar información uniforme y transparente a solicitudes masivas, facilitar a los empleados la documentación y desbloquear información práctica para ayudar a las empresas a tomar decisiones mejor informadas.
De este modo, los trabajadores se sentirán respaldados y los equipos estarán informados de los cambios, lo que puede reforzar la comunicación dentro de la empresa, así como facilitar los procedimientos de incorporación y reforzar los procedimientos de seguridad.
Tendencias en automatización de procesos de RRHH
Aunque los servicios de automatización de RRHH no son algo nuevo, Covid-19 ha empujado a las empresas a trabajar a distancia con escasa preparación o las soluciones tecnológicas adecuadas. Con todos los cambios que han surgido durante la pandemia, han aparecido nuevas tendencias en RRHH.
La automatización de los servicios de RRHH es sin duda la tendencia más relevante. La necesidad de simplificar los procesos y agilizar los flujos de trabajo para garantizar la estabilidad del negocio tiene un claro enfoque en asegurar que los empleados estén contentos y sean productivos a pesar de los cambios que se han producido en su entorno de trabajo. Pero, ¿qué esperan los empleados de la automatización de los RR.HH. y qué oportunidades pueden derivarse de ello?
Los chatbots pueden simplificar la incorporación
Las organizaciones suelen disponer de numerosas herramientas informáticas que todo empleado debe utilizar. Puede tratarse de una cuenta de correo electrónico, una herramienta de chat o un sistema de gestión de proyectos, entre otros canales. A menudo, encontrar información puede ser un engorro, y cuando alguien es nuevo en un puesto, suele tener muchas preguntas que hacer y poca idea de dónde encontrar las respuestas.
Los chatbots pueden dar a los empleados respuestas rápidas y precisas a través de todos los canales de comunicación, al tiempo que envían alertas y notificaciones personalizadas para facilitar la incorporación del nuevo empleado a la empresa. Pueden proporcionar información ininterrumpida sobre cualquier tema de la empresa, desde políticas, seminarios y documentos hasta cómo reservar salas de reuniones o saber más sobre los grupos de trabajo después de la jornada laboral.
Los empleados pueden recibir asistencia y formación sin necesidad de personal de RRHH.
La mayoría de los empleados necesitan algún tipo de formación cuando empiezan en una empresa, pero el personal de RR.HH. tiene poco tiempo para impartir procesos de formación personalizados a sus nuevas contrataciones. Los mejores servicios automatizados de RRHH ingieren e indexan fácilmente múltiples fuentes de contenido que pueden utilizarse para ayudar tanto a los empleados como al personal de RRHH.
Los chatbots y los servicios de automatización de RRHH aprovechan los datos extraídos de las interacciones con los empleados para ofrecer información personalizada sobre formación, seminarios o noticias que puedan ser de interés para el empleado. Del mismo modo, los servicios de automatización de RRHH y los chatbots proporcionan capacidades de autoservicio, guiando a los empleados a través de consultas con el uso de procesamiento de lenguaje natural, de modo que los empleados pueden resolver el 80% de sus problemas y tareas de soporte sin la participación del equipo.
Las nóminas, la gestión del tiempo y los procesos internos pueden realizarse de forma más eficiente.
Controlar la carga de trabajo de su equipo puede ser una tarea complicada. En 2021, las empresas están buscando formas de automatizar las soluciones de control de presencia, lo que permite a los empleados acceder fácilmente a sus listas y recibir notificaciones sobre sus horas de trabajo para evitar el agotamiento de los empleados. Otros procesos relacionados con las facturas y las revisiones del rendimiento basadas en IA pueden gestionarse mediante asistentes virtuales que envíen notificaciones a los empleados.
Los chatbots pueden enviar alertas personalizadas para garantizar que los empleados no tengan que abrir o navegar por la intranet o cualquier otro sistema para encontrar actualizaciones.
Automatización de la contratación
Los procesos de contratación pueden mejorarse con el uso de IA y capacidades de Big Data que pueden ayudar a analizar, filtrar y encontrar al candidato adecuado a partir de una gran pila de datos. Pero los chatbots también pueden utilizarse como parte de un proceso de contratación. Dado que los chatbots se utilizan cada vez más como parte de la experiencia digital, también pueden ser aprovechados por RRHH a la hora de buscar al candidato perfecto y ser un elemento clave en un proceso de contratación automatizado.
Un ejemplo de proceso podría ser el siguiente: Se publica una oferta de empleo y se reciben muchas candidaturas, la mayoría de las cuales no cumplen los requisitos para el puesto. Una tecnología inteligente de cribado de currículos analiza automáticamente los candidatos para identificar el 25% superior dentro de su ATS. Con sólo pulsar un botón, se pueden concertar entrevistas con los candidatos y enviar una notificación automática por correo electrónico.
Aquí es donde los chatbots pueden intervenir para establecer la primera serie de preguntas con un candidato y también para responder a cualquier pregunta rápidamente mientras recopilan información y aprenden a detectar las mejores respuestas y trabajan el filtro inicial antes de establecer una entrevista por vídeo con un agente humano.