La transformation numérique touche presque tous les secteurs verticaux et horizontaux, les entreprises se tournant vers la technologie pour faciliter leurs processus, leurs stratégies et économiser leurs ressources.
La pandémie de Covid-19 a encore plus perturbé les entreprises, entraînant des changements dans la manière dont elles fournissent leurs services, répondent aux besoins de leurs clients et de leur personnel, et entretiennent leurs relations avec leurs employés. Le passage soudain au télétravail a imposé une charge de travail supplémentaire aux ressources humaines, qui ont dû réorganiser leurs opérations de gestion du personnel et répondre à l'afflux massif de demandes d'aide de la part des employés. Les processus de recrutement ont dû s'adapter à de nouvelles procédures à distance, ainsi qu'à des mesures de sécurité et à la création de nouvelles politiques Covid-19, en plus des tâches habituelles de l'équipe RH.
Les équipes RH adoptent rapidement les flux de travail automatisés, abandonnant les processus manuels, papier et les feuilles de calcul pour adopter l'automatisation des services RH grâce aux dernières avancées technologiques. Les responsables RH comprennent que des services d'automatisation RH agiles et rapides peuvent aider leur entreprise à répondre aux besoins en constante évolution.
Qu'est-ce que l'automatisation des ressources humaines ?
L'automatisation des ressources humaines consiste à améliorer l'efficacité du service RH d'une entreprise en automatisant les tâches répétitives afin de permettre au personnel RH de se concentrer sur des questions plus complexes et stratégiques.
De nombreuses équipes RH doivent relever des défis, tels que la réduction des budgets RH ou des effectifs, qui les obligent à en faire plus grâce à un outil d'automatisation RH capable d'automatiser les tâches manuelles, de simplifier les procédures de documentation, d'alléger la charge de travail du personnel RH et de garantir la conformité.
De plus, un aspect important des services RH concerne les procédures de recrutement et d'intégration, qui peuvent être réalisées de manière plus transparente et efficace tout en réduisant les erreurs manuelles, grâce à un filtrage intelligent. Cela peut également s'appliquer à d'autres processus tels que la gestion des feuilles de temps, les processus d'évaluation ou tout autre outil informatif, afin que les équipes RH puissent être en contact permanent avec les employés de l'entreprise et les aider en cas de besoin.
Dans les multinationales, où les équipes peuvent souvent être dispersées dans plusieurs pays et fuseaux horaires, il est également de plus en plus nécessaire que les équipes RH ou des fonctionnalités en libre-service performantes soient disponibles 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 pour aider les employés dès qu'ils en ont besoin.
Avec toutes ces nouvelles tâches à accomplir et un nombre croissant d'employés à distance qui demandent de l'aide, les équipes RH sont souvent submergées par les demandes d'assistance et le besoin croissant de fournir à leurs employés une offre en libre-service évolutive et fluide afin de réduire les temps d'attente, en particulier pendant les périodes d'inscription spécifiques, souvent en raison d'options en libre-service inefficaces et d'un nombre élevé de demandes répétitives.
Avantages de l'automatisation des processus RH
Les avantages liés à l'automatisation des services RH sont tels que celle-ci n'est plus un simple atout, mais une nécessité. Voici quelques-uns des avantages liés à l'automatisation des services RH :
Précision accrue
L'automatisation des RH peut finalement conduire à de meilleures décisions en matière de recrutement. Cela peut sembler audacieux, mais même les organisations bien gérées sont sujettes à l'erreur humaine. Les erreurs sont impossibles à prévoir, et nous ne sommes après tout que des êtres humains. Cependant, les erreurs peuvent entraîner beaucoup de travail, de temps et d'argent supplémentaires pour rectifier le tir. Elles peuvent également affecter le moral et l'efficacité des employés. Les processus de workflow RH peuvent être assez complexes, et l'automatisation des RH peut rationaliser les workflows et réduire les erreurs manuelles.
Gain de temps et possibilité pour les équipes de se concentrer sur les questions essentielles
La génération d'une grande quantité de nouveaux documents d'embauche à distance ou la prise en charge des besoins des clients en dehors du bureau peut s'avérer compliquée. La rationalisation des processus réduit la charge de travail excessive des employés des RH et diminue l'épuisement professionnel lié aux tâches administratives. Cela permet aux RH de se concentrer sur les politiques et procédures complexes, stratégiques et critiques. L'utilisation de robots et l'automatisation des services RH permettent d'effectuer rapidement et avec précision les tâches manuelles répétitives tout en comblant les lacunes des processus. Cela réduit le stress du personnel RH surchargé tout en améliorant la satisfaction des employés, en augmentant leur productivité et en renforçant leur fidélisation.
Rentable
La réduction des erreurs humaines et l'automatisation des procédures permettent de diminuer les coûts liés à la correction de ces erreurs, mais aussi les prix élevés généralement associés aux logiciels RH qui incluent des fonctionnalités qui ne sont pas forcément nécessaires pour une équipe RH spécifique. Contrairement aux systèmes RH autonomes, les systèmes d'automatisation RH peuvent être adaptés aux besoins de chaque équipe, ce qui permet aux entreprises d'automatiser de manière sélective les processus qu'elles souhaitent sans avoir à investir des sommes considérables.
Communication efficace, cohérente et rationalisée
Garder tous les employés sur la même longueur d'onde et rationaliser la communication est devenu un défi supplémentaire avec la Covid-19. Grâce à l'automatisation des notifications et des rappels, les parties concernées peuvent facilement être informées des informations importantes et obtenir les réponses dont elles ont besoin en interagissant avec des agents virtuels, de sorte que tout le monde soit bien informé, même s'ils ne travaillent pas depuis le même endroit ou le même fuseau horaire.
À l'heure où les lois sur l'emploi évoluent, les employés se sont tournés vers les équipes RH pour obtenir des éclaircissements sur les nouvelles lois relatives au télétravail, notamment celles concernant le suivi du temps de travail, les heures supplémentaires, les congés maladie et les outils de bureau, entre autres. L'automatisation des réponses et l'utilisation de robots permettent de fournir des informations uniformes et transparentes en réponse à des demandes massives, de faciliter la documentation pour les employés et de dégager des informations exploitables pour aider les entreprises à prendre des décisions plus éclairées.
Grâce à cela, les employés se sentiront soutenus et les équipes seront informées des changements susceptibles de renforcer la communication au sein de l'entreprise, de faciliter les procédures d'intégration et de renforcer les procédures de sécurité.
Tendances en matière d'automatisation des processus RH
Si les services d'automatisation des ressources humaines ne sont pas une nouveauté, la pandémie de Covid-19 a poussé les entreprises à adopter le télétravail sans être suffisamment préparées ni disposer des solutions technologiques adéquates. Tous les changements survenus pendant la pandémie ont donné naissance à de nouvelles tendances dans le domaine des ressources humaines.
L'automatisation des services RH est sans aucun doute la tendance la plus pertinente. La nécessité de simplifier les processus et de rationaliser les flux de travail afin d'assurer la stabilité de l'entreprise vise clairement à garantir le bonheur et la productivité des employés malgré les changements survenus dans leur environnement de travail. Mais qu'attendent les employés de l'automatisation des RH et quelles opportunités peuvent en découler ?
Les chatbots peuvent simplifier l'intégration
Les organisations ont tendance à disposer de nombreux outils logiciels que chaque employé doit utiliser. Il peut s'agir d'un compte de messagerie électronique, d'un outil de chat ou d'un système de gestion de projet, entre autres. Trouver des informations peut souvent s'avérer fastidieux, et lorsqu'une personne est nouvelle à un poste, elle a tendance à avoir beaucoup de questions à poser et peu d'idées sur l'endroit où trouver les réponses.
Les chatbots peuvent fournir aux employés des réponses rapides et précises sur tous les canaux de communication, tout en envoyant des alertes et des notifications personnalisées pour faciliter l'intégration des nouveaux employés dans l'entreprise. Ils peuvent fournir des informations 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 sur toutes les questions relatives à l'entreprise, qu'il s'agisse des politiques, des séminaires, des documents, de la réservation de salles de réunion ou des groupes d'activités après le travail.
Les employés peuvent bénéficier d'une assistance et d'une formation sans avoir besoin de faire appel au personnel des ressources humaines.
La plupart des employés ont besoin d'une formation lorsqu'ils intègrent une entreprise, mais le personnel des ressources humaines dispose de peu de temps pour dispenser des formations personnalisées aux nouvelles recrues. Les meilleurs services RH automatisés intègrent et indexent facilement plusieurs sources de contenu qui peuvent être utilisées pour aider les employés et le personnel RH.
Les chatbots et les services d'automatisation RH exploitent les données issues des interactions avec les employés pour fournir des informations personnalisées sur les formations, les séminaires ou les actualités susceptibles d'intéresser l'employé. De même, les services d'automatisation RH et les chatbots offrent des fonctionnalités en libre-service, guidant les employés dans leurs requêtes grâce au traitement du langage naturel, afin qu'ils puissent résoudre 80 % de leurs problèmes et tâches d'assistance sans l'intervention d'une équipe.
La gestion des salaires, du temps et des processus internes peut être assurée plus efficacement.
Garder un œil sur la charge de travail de votre équipe peut être une tâche compliquée. En 2021, les entreprises cherchent des moyens d'automatiser les solutions de gestion du temps et des présences, afin de permettre aux employés d'accéder facilement à leurs plannings et de recevoir des notifications sur leurs heures de travail afin d'éviter leur épuisement professionnel. D'autres processus concernant les factures, les évaluations de performances basées sur l'IA peuvent être pris en charge et des assistants virtuels peuvent envoyer des notifications aux employés.
Les chatbots peuvent envoyer des alertes personnalisées afin que les employés n'aient pas à ouvrir ou à naviguer sur l'intranet ou tout autre système pour trouver les dernières informations.
Automatisation des efforts de recrutement
Les processus de recrutement peuvent être améliorés grâce à l'utilisation de l'IA et du Big Data, qui permettent d'analyser, de filtrer et de trouver le bon candidat parmi une grande quantité de données. Mais les chatbots peuvent également être utilisés dans le cadre d'un processus de recrutement. De plus en plus utilisés dans le cadre de l'expérience numérique, les chatbots peuvent également être exploités par les RH dans la recherche du candidat idéal et constituer un élément clé d'un processus de recrutement automatisé.
Voici un exemple de processus : une offre d'emploi est publiée et reçoit de nombreuses candidatures, dont la plupart ne répondent pas aux exigences du poste. Une technologie intelligente de présélection des CV analyse automatiquement les candidats afin d'identifier les 25 % les plus prometteurs dans votre ATS. D'un simple clic, vous pouvez organiser des entretiens avec les candidats et envoyer automatiquement des notifications par e-mail.
C'est là que les chatbots peuvent intervenir pour poser une première série de questions à un candidat et répondre rapidement à toutes ses questions, tout en recueillant des informations et en apprenant à détecter les meilleures réponses et à effectuer un premier filtrage avant d'organiser un entretien vidéo avec un agent humain.
En savoir plus sur Inbenta Chat.
Articles connexes
