5 maneiras de usar chatbots para funcionários internos

Chatbots, agentes conversacionais, assistentes virtuais — independentemente do nome que você escolha para eles, as conversas automatizadas estão mais relevantes do que nunca.

A crescente presença de chatbots em sites voltados para o cliente resultou em respostas rápidas e automáticas para a maioria das consultas online. No entanto, é fundamental não ignorar o valor dos chatbots para uso interno pelos funcionários.

Para maximizar o desempenho do seu suporte, é essencial empregar as ferramentas certas. Quando se trata de combinar as perguntas dos clientes com as respostas certas, nosso mecanismo de processamento de linguagem natural impulsiona o Inbenta Chatbot a atingir 90% de eficiência, respondendo às perguntas dos clientes em milissegundos após pressionar a tecla Enter.

Como ferramenta voltada para o cliente, os chatbots podem ser altamente eficazes na redução dos custos de suporte, no aumento da satisfação do cliente e no aumento do número de transações digitais bem-sucedidas. Mas será que a mesma aplicação de inteligência artificial pode ser usada por usuários internos para promover os objetivos da empresa? Com certeza.

Na verdade, existem muitos casos de uso para chatbots com tecnologia de IA, com cada variante de aplicação buscando um objetivo comum: melhorar a experiência e a eficiência do usuário. Em outras palavras, ajudar a economizar tempo e energia que podem ser melhor alocados em outras áreas.

1. Os chatbots simplificam o suporte de RH

Reduzir o esforço e o tempo dedicados a uma tarefa — esse é o padrão universal do uso da IA para realizar tarefas com mais eficiência. Em sua função mais básica, os chatbots nos ajudam a concluir rapidamente tarefas rotineiras, respondendo e resolvendo nossos problemas simples, mas urgentes, processando consultas como “como faço para preencher relatórios de despesas?” até o clássico “esqueci minha senha”.

Mas, neste caso, as informações nem sempre estão tão disponíveis quanto o usuário gostaria em sua intranet e, quando estão, o conteúdo encontrado pode ser denso e indigesto – as soluções podem variar de uma publicação para outra, as ferramentas podem ser diferentes de um serviço para outro e assim por diante.

Muitas vezes, o usuário se perde em meio a todas essas variáveis e recorre ao suporte ao cliente em recursos humanos, com uma dupla consequência:

• A primeira usuária perde seu precioso tempo, e
• A situação agravada agora obriga um segundo funcionário do RH a desperdiçar seu precioso tempo.

Para evitar esse cenário contraproducente, os chatbots internos podem fornecer respostas imediatas à grande maioria das intenções expressas pelos funcionários. Graças aos nossos avanços no processamento de linguagem natural, o usuário pode descobrir instantaneamente a solução que melhor se adapta à sua intenção. Com fluxos de diálogo que delineiam possíveis caminhos de conversação, é possível que o chatbot forneça respostas personalizadas e precisas ao funcionário em questão de segundos.

2. Os chatbots facilitam a integração dos funcionários

Se você é gerente, sabe que a palavra “integração” implica uma série de obstáculos administrativos tediosos e demorados:

• Formulários de RH
• Entrada de dados
• Distribuição de ferramentas
• E um longo etc.

Existem várias interfaces nas quais o gerente é obrigado a inserir as mesmas informações repetidamente — nome, sobrenome, departamento, etc.

Na maioria dos casos, essa não é a maneira mais eficiente de registrar um novo funcionário.

Aqui, os chatbots entram em ação com sua capacidade de controlar diferentes ferramentas. Embora você economize tempo ao delegar esses processos a um bot, poupar-se da frustração de fazê-lo pode ser o melhor ponto para encerrar este caso de uso específico. por meio de uma interface única, fácil de usar e acessível. Ao programar o chatbot para registrar e integrar o novo funcionário por conta própria usando APIs, o gerente só precisa fornecer as informações necessárias ao bot por meio de uma conversa simples.

3. Os chatbots ajudam nas tarefas do dia a dia

Há tantas tarefas que a maioria dos funcionários precisa realizar sozinhos, que são pouco complexas, mas extremamente demoradas quando somadas. Por exemplo:

• agendar reuniões em vários calendários de funcionários
• reservar salas de reunião
• horário de envio
• solicitar licença, etc.

As pausas coletivas que se faz no trabalho para se organizar têm um impacto significativo na concentração e na produtividade. No entanto, esse é precisamente o caso de uso que um bot com capacidade de processamento de linguagem natural pode lidar.

Aqui, os chatbots podem ser usados para permitir que os funcionários reduzam significativamente o tempo de processamento dessas tarefas, fazendo-as por eles. Como resultado, o funcionário afetado nunca precisa sair de sua mesa ou perder tempo navegando em calendários ou plataformas de RH, afastando-o temporariamente de um trabalho significativo.

4. Os chatbots provam ser a fonte da verdade: dos impostos ao RGPD

Os chatbots também são úteis durante o desenvolvimento de produtos, mudanças administrativas, períodos de transição e quaisquer atualizações relacionadas aos seus funcionários ou espaço de trabalho.

Você pode ter ajustado recentemente seus fluxos de trabalho e políticas para se adaptar ao GDPR (Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados). A partir de 25 de maio de 2018, as empresas que lidam (ou permitem que outras empresas lidem) com os dados de residentes da UE são obrigadas a cumprir essa regulamentação. Naturalmente, isso leva a novos processos internos, formulários, confusão, dúvidas e uma escassez de respostas úteis e oportunas.

Este é apenas um exemplo de uma grande mudança — assim como as alterações fiscais, administrativas e legais que afetam sua empresa — que cria obstáculos para seus funcionários e pode envolver informações confidenciais e críticas sobre seus direitos, obrigações, salários e contribuições.

Esses períodos geralmente refletem picos na atividade de RH. No entanto, aumentar o fluxo de novas contratações na tentativa de criar mais largura de banda de suporte não é uma resposta inteligente ou viável. Ao escolher um chatbot para aproveitar várias bases de conhecimento, é fácil configurar uma equipe editorial para preparar conteúdo em antecipação a tais eventos. Como poderia ser mais simples do que isso?

5. Os chatbots capacitam os robôs físicos

Por fim, a visão retrofuturista de robôs capazes de interagir significativamente com os seres humanos evoluiu da ficção científica para uma possibilidade real.

Os robôs humanóides estão a caminho de se tornarem mais do que um artifício e, eventualmente, serão usados para simplificar não apenas as interações com os clientes, mas também os fluxos de trabalho dos seus funcionários.

Acomodar um cliente em um restaurante, guiar um visitante até uma sala de reuniões, conectar dois funcionários, conduzir uma visita guiada em grupo — há inúmeras oportunidades em que um chatbot pode ser incorporado a um robô físico para permitir que os funcionários tenham sucesso no local de trabalho.

Mais importante ainda, o híbrido robô-chatbot amplia a acessibilidade do local de trabalho, aumentando os meios de interação com indivíduos com diferentes capacidades. Um robô capaz de múltiplos modos de comunicação seria capaz de se adaptar e acomodar às preferências da pessoa com quem interage, fortalecendo a identificação do usuário com o ambiente ao seu redor e ajudando-o a compreender o local de trabalho da melhor maneira possível.

Esses são apenas cinco casos de uso em um mundo onde a aplicação de chatbots é numerosa e está em constante expansão. Quanto mais cedo aproveitarmos essa tecnologia em evolução, mais rápido poderemos oferecer melhores resultados aos clientes e funcionários, mantendo-nos a par dos desenvolvimentos atuais que podem continuar a acelerar o crescimento dos negócios no futuro.

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