Aumente a produtividade e melhore a retenção de funcionários com a automação dos serviços de RH

A transformação digital está afetando quase todos os setores e verticais da indústria, à medida que as empresas começam a recorrer à tecnologia para facilitar processos, estratégias e economizar recursos.

A pandemia da Covid-19 perturbou ainda mais as empresas, introduzindo mudanças na forma como prestam os seus serviços, atendem às necessidades dos clientes e dos funcionários e cultivam o relacionamento com os seus colaboradores. A mudança repentina para o trabalho remoto introduziu trabalho adicional para os Recursos Humanos, que tiveram de reformular as suas operações de gestão de pessoas e responder ao afluxo maciço de pedidos de assistência dos funcionários. Os processos de recrutamento tiveram que se adaptar a novos procedimentos remotos, juntamente com medidas de segurança e a criação de novas políticas relacionadas à Covid-19, além das tarefas habituais da equipe de RH.

As equipes de RH estão adotando rapidamente fluxos de trabalho automatizados à medida que deixam de lado os processos manuais baseados em papel e planilhas para abraçar a automação dos serviços de RH com a ajuda dos mais recentes avanços tecnológicos. Os líderes de RH entendem que serviços de automação de RH ágeis e dinâmicos podem ajudar suas empresas a acompanhar as necessidades comerciais em constante evolução.

O que é automação de RH?

A automação de RH é o processo de aumentar a eficiência do departamento de RH de uma empresa, resolvendo tarefas repetitivas e permitindo que a equipe de RH se concentre em questões mais complexas e estratégicas.

Muitas equipes de RH enfrentam desafios a serem superados, como orçamentos reduzidos ou falta de pessoal, o que as obriga a fazer mais com uma ferramenta de automação de RH capaz de automatizar tarefas manuais, simplificar procedimentos de documentação, aliviar a carga de trabalho da equipe de RH e garantir a conformidade.

Além disso, uma faceta importante dos serviços de RH são os procedimentos de recrutamento e integração, que podem ser realizados de forma mais transparente e eficiente, reduzindo erros manuais, através do uso de filtros inteligentes. Isso também se aplica a outros processos, como gestão de folhas de ponto, processos de avaliação ou quaisquer ferramentas informativas, para que as equipes de RH possam estar em contato constante com os funcionários da empresa e ajudá-los quando necessário.

Nas multinacionais, onde as equipes podem estar dispersas por vários países e fusos horários, há também uma necessidade crescente de equipes de RH ou recursos de autoatendimento eficientes disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana, para ajudar sempre que um funcionário precisar de ajuda.

Com todas essas novas tarefas em mãos e um número crescente de funcionários remotos solicitando assistência, as equipes de RH muitas vezes ficam sobrecarregadas com solicitações de suporte e a necessidade crescente de fornecer uma oferta de autoatendimento escalável e sem atritos aos seus funcionários para reduzir os tempos de espera, especialmente durante períodos específicos de inscrição, e muitas vezes como resultado de opções de autoatendimento ineficientes e um número elevado de solicitações repetitivas.

Benefícios da automação dos processos de RH

Os benefícios da automação dos serviços de RH são notáveis, a tal ponto que a automação de RH não é mais uma mera vantagem, mas uma necessidade. Aqui estão alguns benefícios da automação dos serviços de RH:

Maior precisão

A automação de RH pode, em última análise, levar a melhores decisões de contratação. Pode parecer uma afirmação ousada, mas mesmo organizações bem geridas estão sujeitas a erros humanos. Os erros são impossíveis de prever e, afinal, somos apenas humanos. No entanto, os erros podem acarretar muito trabalho, tempo e dinheiro adicionais para corrigir a situação. Também podem afetar o moral e a eficiência dos funcionários. Os processos de fluxo de trabalho de RH podem ser bastante complexos, e a automação de RH pode otimizar os fluxos de trabalho e reduzir os erros manuais.

Economiza tempo e permite que as equipes se concentrem em questões críticas

Gerar grandes quantidades de novos documentos de contratação remota ou atender às necessidades dos clientes fora do escritório pode ser complicado. A simplificação dos processos reduz a carga de trabalho excessiva dos funcionários de RH e diminui o desgaste no trabalho administrativo. Isso permite que o RH se concentre em políticas e procedimentos complexos, estratégicos e críticos. O uso de bots e a automação dos serviços de RH realizam tarefas manuais repetitivas com rapidez e precisão, ao mesmo tempo em que preenchem lacunas nos processos. Isso reduz o estresse da equipe de RH sobrecarregada, melhorando a satisfação dos funcionários, aumentando sua produtividade e fortalecendo a retenção de funcionários.

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Reduzir o erro humano e automatizar procedimentos diminui os custos associados à correção desses erros, mas também os preços elevados normalmente associados a softwares de RH que incluem recursos que podem não ser necessários para uma equipe de RH específica. Ao contrário dos sistemas de RH independentes, os sistemas de automação de RH podem ser adaptados às necessidades de cada equipe, permitindo que as empresas automatizem seletivamente os processos que desejam, sem ter que investir quantias elevadas.

Comunicação eficiente, consistente e simplificada

Manter todos os funcionários em sintonia e simplificar a comunicação tornou-se um desafio adicional com a Covid-19. Ao automatizar notificações e lembretes, as partes envolvidas podem ser facilmente lembradas de informações importantes e receber as respostas de que precisam ao interagir com agentes virtuais, para que todos estejam bem informados, mesmo que não estejam trabalhando no mesmo local ou fuso horário.

Em um momento em que há conformidade com as mudanças nas leis trabalhistas, os funcionários têm procurado as equipes de RH para pedir esclarecimentos sobre as novas leis relacionadas ao trabalho remoto, incluindo aquelas relacionadas ao controle de ponto, horas extras, licença médica e ferramentas de escritório, entre outras questões. Automatizar respostas e usar bots pode fornecer informações uniformes e transparentes para solicitações em massa, facilitar a documentação dos funcionários e revelar insights úteis para ajudar as empresas a tomar decisões mais bem informadas.

Com isso, os funcionários se sentirão apoiados e as equipes serão informadas sobre mudanças que podem fortalecer a comunicação dentro da empresa, além de facilitar os procedimentos de integração e reforçar os procedimentos de segurança.

Tendências em automação de processos de RH

Embora os serviços de automação de RH não sejam uma novidade, a Covid-19 levou as empresas a trabalhar remotamente com pouca preparação ou sem as soluções tecnológicas adequadas. Com todas as mudanças que surgiram durante a pandemia, novas tendências apareceram na área de RH.

A automação dos serviços de RH é, sem dúvida, a tendência mais relevante. A necessidade de simplificar processos e otimizar fluxos de trabalho para garantir a estabilidade dos negócios tem um foco claro em garantir que os funcionários estejam felizes e produtivos, apesar das mudanças que ocorreram em seu ambiente de trabalho. Mas o que os funcionários esperam da automação de RH e quais oportunidades podem surgir disso?

Os chatbots podem simplificar a integração

As organizações tendem a ter inúmeras ferramentas de software que todos os funcionários devem usar. Pode ser uma conta de e-mail, uma ferramenta de chat ou um sistema de gerenciamento de projetos, entre outros canais. Encontrar informações muitas vezes pode ser complicado e, quando alguém é novo em um cargo, tende a ter muitas perguntas a fazer e pouca ideia de onde encontrar as respostas.

Os chatbots podem fornecer respostas rápidas e precisas aos funcionários em todos os canais de comunicação, além de enviar alertas e notificações personalizadas para facilitar a integração do novo funcionário na empresa. Eles podem fornecer informações 24 horas por dia, 7 dias por semana, sobre qualquer assunto relacionado à empresa, desde políticas, seminários e documentos até como reservar salas de reunião ou saber mais sobre grupos de atividades após o expediente.

Os funcionários podem receber assistência e treinamento sem a necessidade de pessoal de RH.

A maioria dos funcionários precisa de algum tipo de treinamento quando começa a trabalhar em uma empresa, mas a equipe de RH tem pouco tempo para oferecer processos de treinamento personalizados aos novos contratados. Os melhores serviços automatizados de RH incorporam e indexam facilmente várias fontes de conteúdo que podem ser usadas para ajudar tanto os funcionários quanto a equipe de RH.

Os chatbots e os serviços de automação de RH aproveitam os dados obtidos a partir das interações com os funcionários para fornecer informações personalizadas sobre treinamentos, seminários ou notícias que possam ser do interesse do funcionário. Da mesma forma, os serviços de automação de RH e os chatbots oferecem recursos de autoatendimento, orientando os funcionários em suas dúvidas com o uso do processamento de linguagem natural, para que eles possam resolver 80% de suas questões e tarefas de suporte sem o envolvimento da equipe.

A folha de pagamento, a gestão do tempo e os processos internos podem ser realizados de forma mais eficiente.

Manter o controle sobre a carga de trabalho da sua equipe pode ser uma tarefa complicada. Em 2021, as empresas estão buscando maneiras de automatizar soluções de controle de ponto e frequência, permitindo que os funcionários acessem facilmente suas escalas de trabalho e recebam notificações sobre suas horas de trabalho para evitar o esgotamento dos funcionários. Outros processos relacionados a faturas e avaliações de desempenho baseadas em IA podem ser gerenciados por assistentes virtuais que enviam notificações aos funcionários.

Os chatbots podem enviar alertas personalizados para garantir que os funcionários não precisem abrir ou navegar pela intranet ou qualquer outro sistema para encontrar atualizações.

Automatização dos esforços de recrutamento

Os processos de recrutamento podem ser aprimorados com o uso de recursos de IA e Big Data, que ajudam a analisar, filtrar e encontrar o candidato certo em uma grande quantidade de dados. Mas os chatbots também podem ser usados como parte do processo de recrutamento. Com os chatbots sendo cada vez mais usados como parte da experiência digital, eles também podem ser aproveitados pelo RH na busca pelo candidato perfeito, sendo um elemento-chave em um processo de recrutamento automatizado.

Um exemplo de processo poderia ser o seguinte: uma oferta de emprego é publicada e recebe muitas candidaturas, a maioria das quais não cumpre os requisitos para a função. Uma tecnologia inteligente de triagem de currículos analisa automaticamente os candidatos para identificar os 25% melhores no seu ATS. Com um clique, é possível marcar entrevistas com os candidatos, enviando automaticamente uma notificação por e-mail.

É aqui que os chatbots podem intervir para definir o primeiro conjunto de perguntas a um candidato e também responder rapidamente a quaisquer perguntas, enquanto recolhem informações e aprendem a detetar as melhores respostas e a trabalhar com um filtro inicial, antes de marcar uma entrevista em vídeo com um agente humano.

Saiba mais sobre o Inbenta Chat.