A transformação digital está afetando quase todas as verticais e setores da indústria, à medida que as empresas começam a buscar a tecnologia para facilitar processos, estratégias e economizar recursos.
A pandemia da Covid-19 perturbou ainda mais as empresas, introduzindo mudanças na forma como elas prestam seus serviços, atendem às necessidades dos clientes e da equipe e cultivam o relacionamento com seus funcionários. A mudança repentina para o trabalho remoto introduziu trabalho adicional para os Recursos Humanos, que tiveram que reformular suas operações de gerenciamento de pessoas e responder ao enorme fluxo de solicitações de assistência dos funcionários. Os processos de recrutamento tiveram que se adaptar aos novos procedimentos remotos, juntamente com as medidas de segurança e a criação de novas políticas de Covid-19, além das tarefas habituais da equipe de RH.
As equipes de RH estão adotando rapidamente fluxos de trabalho automatizados à medida que deixam de usar processos manuais, baseados em papel e planilhas para adotar a automação de serviços de RH com a ajuda dos mais recentes avanços tecnológicos. Os líderes de RH entendem que os serviços de automação de RH ágeis e rápidos podem ajudar suas empresas a acompanhar a evolução das necessidades comerciais.
O que é automação de RH?
A automação de RH é o processo de aumentar a eficiência do departamento de RH de uma empresa, resolvendo tarefas repetitivas e permitindo que a equipe de RH se concentre em assuntos mais complexos e estratégicos.
Muitas equipes de RH têm desafios a superar, como a redução do orçamento ou do pessoal de RH, o que exige que elas façam mais com uma ferramenta de automação de RH que possa automatizar tarefas manuais, simplificar procedimentos de documentação, aliviar a carga da equipe de RH e garantir a conformidade.
Além disso, uma faceta importante dos serviços de RH são os procedimentos de recrutamento e integração, que podem ser feitos de forma mais transparente e eficiente, reduzindo os erros manuais e usando filtragem inteligente. Isso também pode ser aplicado a outros processos, como gerenciamento de planilhas de horas, processos de avaliação ou quaisquer ferramentas informativas, para que as equipes de RH possam estar em contato constante com os funcionários da empresa e ajudá-los quando necessário.
Nas multinacionais, onde as equipes podem estar dispersas em vários países e fusos horários, há também uma necessidade cada vez maior de que as equipes de RH ou os recursos proficientes de autoatendimento estejam disponíveis 24 horas por dia, 7 dias por semana, para ajudar sempre que um funcionário precisar de ajuda.
Com todas essas novas tarefas em mãos e um número cada vez maior de funcionários remotos solicitando assistência, as equipes de RH costumam ficar sobrecarregadas com solicitações de suporte e com a necessidade cada vez maior de fornecer uma oferta de autoatendimento escalonável e sem atritos aos seus funcionários para reduzir os tempos de espera, especialmente durante períodos específicos de inscrição e, muitas vezes, como resultado de opções de autoatendimento ineficientes e de um grande número de solicitações repetitivas.
Benefícios da automação de processos de RH
Os benefícios do uso da automação de serviços de RH são notáveis, a tal ponto que a automação de RH não é mais uma mera vantagem, mas uma necessidade. Veja a seguir alguns benefícios da automação de serviços de RH:
Maior precisão
A automação de RH pode, em última análise, levar a melhores decisões de contratação. Pode parecer uma afirmação ousada, mas até mesmo organizações bem gerenciadas estão sujeitas a erros humanos. É impossível prever os erros e, afinal, somos apenas humanos. No entanto, os erros podem gerar muito trabalho, tempo e dinheiro adicionais para que as coisas sejam corrigidas. Eles também podem afetar o moral e a eficiência dos funcionários. Os processos de fluxo de trabalho de RH podem ser bastante complexos, e a automação de RH pode simplificar os fluxos de trabalho e reduzir os erros manuais.
Economiza tempo e permite que as equipes se concentrem em problemas críticos
Gerar grandes quantidades de novos documentos de contratação remota ou atender às necessidades dos clientes fora do escritório pode ser complicado. A simplificação dos processos reduz a carga de trabalho excessiva dos funcionários de RH e diminui o desgaste do trabalho administrativo. Isso permite que o RH se concentre em políticas e procedimentos complexos, estratégicos e críticos. O uso de bots e a automação de serviços de RH concluem tarefas manuais repetitivas com rapidez e precisão, ao mesmo tempo em que preenchem as lacunas do processo. Isso reduz o estresse da equipe de RH sobrecarregada e, ao mesmo tempo, melhora a satisfação dos funcionários, aumenta sua produtividade e fortalece a retenção de funcionários.
Custo-benefício
A redução de erros humanos e a automação de procedimentos diminuem os custos associados à correção desses erros, mas também os altos preços normalmente associados a softwares de RH que incluem recursos que podem não ser necessários para uma equipe de RH específica. Ao contrário dos sistemas de RH independentes, os sistemas de automação de RH podem ser adaptados às necessidades de cada equipe, permitindo que as empresas automatizem seletivamente os processos desejados sem precisar investir grandes quantias.
Comunicação eficiente, consistente e simplificada
Manter todos os funcionários na mesma página e simplificar a comunicação se tornou um desafio adicional com a Covid-19. Ao automatizar notificações e lembretes, as partes pertinentes podem ser facilmente lembradas de informações importantes e receber as respostas de que precisam se interagirem com agentes virtuais, para que todos estejam bem informados, mesmo que não estejam trabalhando no mesmo local ou fuso horário.
Em um momento em que há conformidade com as mudanças nas leis trabalhistas, os funcionários têm procurado as equipes de RH para pedir esclarecimentos sobre as novas leis relacionadas ao trabalho remoto, incluindo aquelas referentes a controle de tempo, horas extras, licença médica e ferramentas de escritório, entre outras questões. A automação das respostas e o uso de bots podem fornecer informações uniformes e transparentes para solicitações em massa, facilitar o acesso dos funcionários à documentação e desbloquear insights acionáveis para ajudar as empresas a tomar decisões mais bem informadas.
Com isso, os funcionários se sentirão apoiados e as equipes serão informadas sobre as mudanças que podem fortalecer a comunicação dentro da empresa, além de facilitar os procedimentos de integração e reforçar os procedimentos de segurança.
Tendências de automação de processos de RH
Embora os serviços de automação de RH não sejam algo novo, a Covid-19 levou as empresas a trabalhar remotamente com pouca preparação ou com as soluções tecnológicas certas. Com todas as mudanças que surgiram durante a pandemia, novas tendências apareceram no RH.
A automação dos serviços de RH é, sem dúvida, a tendência mais relevante. A necessidade de simplificar os processos e agilizar os fluxos de trabalho para garantir a estabilidade dos negócios tem um foco claro em assegurar que os funcionários estejam felizes e produtivos, apesar das mudanças ocorridas em seu ambiente de trabalho. Mas o que os funcionários esperam da automação de RH e que oportunidades podem surgir com isso?
Os chatbots podem simplificar a integração
As organizações tendem a ter várias ferramentas de software que todos os funcionários precisam usar. Pode ser uma conta de e-mail, uma ferramenta de bate-papo ou um sistema de gerenciamento de projetos, entre outros canais. Encontrar informações muitas vezes pode ser um incômodo e, quando alguém é novo em um cargo, tende a ter muitas perguntas a fazer e pouca ideia de onde encontrar as respostas.
Os chatbots podem dar aos funcionários respostas rápidas e precisas em todos os canais de comunicação e, ao mesmo tempo, enviar alertas e notificações personalizados para facilitar a integração do novo funcionário à empresa. Eles podem fornecer informações 24 horas por dia, 7 dias por semana, sobre qualquer questão da empresa, desde políticas, seminários, documentos até como reservar salas de reunião ou saber mais sobre grupos após o expediente.
Os funcionários podem receber assistência e treinamento sem a necessidade da equipe de RH
A maioria dos funcionários precisa de algum tipo de treinamento quando começa a trabalhar em uma empresa, mas a equipe de RH tem pouco tempo para oferecer processos de treinamento personalizados para seus novos recrutas. Os melhores serviços automatizados de RH absorvem e indexam facilmente várias fontes de conteúdo que podem ser usadas para auxiliar tanto os funcionários quanto a equipe de RH.
Os chatbots e os serviços de automação de RH aproveitam os dados obtidos das interações com os funcionários para fornecer informações personalizadas sobre treinamentos, seminários ou notícias que possam ser de interesse do funcionário. Da mesma forma, os serviços de automação de RH e os chatbots oferecem recursos de autoatendimento, orientando os funcionários em suas consultas com o uso de processamento de linguagem natural, de modo que os funcionários possam resolver 80% de seus problemas e tarefas de suporte sem o envolvimento da equipe.
As folhas de pagamento, o gerenciamento de tempo e os processos internos podem ser realizados com mais eficiência
Manter o controle sobre a carga de trabalho da sua equipe pode ser uma tarefa complicada. Em 2021, as empresas estão procurando maneiras de automatizar as soluções de tempo e presença, permitindo que os funcionários acessem facilmente suas listas e recebam notificações sobre suas horas de trabalho para evitar o esgotamento dos funcionários. Outros processos relacionados a faturas e avaliações de desempenho orientadas por IA podem ser gerenciados por assistentes virtuais que entregam notificações aos funcionários.
Os chatbots podem enviar alertas personalizados para garantir que os funcionários não precisem abrir ou navegar pela intranet ou por qualquer outro sistema para encontrar atualizações.
Automatização dos esforços de recrutamento
Os processos de recrutamento podem ser aprimorados com o uso de recursos de IA e Big Data que podem ajudar a analisar, filtrar e encontrar o candidato certo em uma grande pilha de dados. Mas os chatbots também podem ser usados como parte de um processo de recrutamento. Com os chatbots sendo cada vez mais usados como parte da experiência digital, eles também podem ser aproveitados pelo RH ao procurar o candidato perfeito e ser um elemento-chave em um processo de recrutamento automatizado.
Um exemplo de um processo poderia ser o seguinte: Uma oferta de emprego é publicada e recebe muitas candidaturas, a maioria das quais não atende aos requisitos da função. Uma tecnologia inteligente de triagem de currículos analisa automaticamente os candidatos para identificar os 25% melhores em seu ATS. Com o clique de um botão, as entrevistas com os candidatos podem ser marcadas com o envio automático de uma notificação por e-mail.
É nesse ponto que os chatbots podem intervir para estabelecer o primeiro conjunto de perguntas com um candidato e também para responder a todas as perguntas rapidamente enquanto coletam informações e aprendem a detectar as melhores respostas e a trabalhar no filtro inicial antes de estabelecer uma entrevista em vídeo com um agente humano.