5 Arten, wie Chatbots Ihren Mitarbeitern helfen

Zusätzlich zur Bearbeitung von Kundenanfragen bergen Chatbots immensen Geschäftswert durch die Optimierung von internen Mitarbeiter-Workflows.

 

  • Chatbots sind eine zeitsparende Ressource für Mitarbeiter und ein wertvoller Beitrag dazu, dass Angestellte ihre Energie für nützliche und produktive Arbeit aufwenden.
  • Interne Chatbots verbessern Informationsfluss, Effizienz und Mitarbeiterzufriedenheit im Unternehmen.
  • Chatbots sind einfach zu nutzen, einzurichten und zu betreiben.

Chatbots, Gesprächsagenten und virtuelle Assistenten, wie auch immer man es nennt, automatisierte Konversationen sind heute wichtiger denn je. Die wachsende Präsenz von Chatbots auf kundenorientierten Websites hat die Erwartungshaltung gegenüber raschen und automatischen Antworten auf online gestellte Fragen geprägt. Wichtig sind in diesem Zusammenhang jedoch auch die Vorteile von Chatbots zur internen Nutzung durch Mitarbeiter. Ein wesentlicher Faktor bei der Maximierung der Supportleistung ist die Auswahl der geeigneten Werkzeuge. Um die richtigen Antworten auf Kundenanfragen zu finden, steht hinter dem Chatbot von Inbenta ein leistungsfähiger Motor zur Verarbeitung natürlicher Sprache. Dies verleiht unseren Chatbots eine Effizienz von 90 Prozent, wobei die Antworten innerhalb von Millisekunden und auf Knopfdruck erfolgen. Als kundenorientiertes Tool können Chatbots sehr effektiv die Supportkosten senken, die Kundenzufriedenheit erhöhen und die Anzahl erfolgreicher digitaler Transaktionen steigern. Doch kann dieselbe auf künstlicher Intelligenz basierende Anwendung internen Nutzern dabei helfen, ihre Betriebsziele zu erreichen? Natürlich! Es gibt unzählige Anwendungstypen für AI-gestützte Chatbots, das Ziel bleibt jedoch stets dasselbe: Effizienzsteigerung und ein positiveres Benutzererlebnis. In anderen Worten, es geht darum, Zeit und Energie für wichtigere Dinge zu sparen. Wir stellen Ihnen 5 hervorragende Beispiele vor, die zeigen, wie künstliche Intelligenz zum besten Freund Ihrer Angestellten werden kann.

1. Chatbots zur Optimierung des HR-Supports.

Rascher und einfacher vorwärts kommen, das ist die Idee hinter der Nutzung von künstlicher Intelligenz zur Effizienzsteigerung. Zu den grundlegendsten Funktionen von Chatbots zählt die Lösung einfacher Aufgaben und die sofortige Beantwortung von wiederkehrenden Fragen, wie „Wie passe ich Spesenberichte an ?“ oder dem klassischen „Ich habe mein Passwort vergessen.“ Selbst wenn sämtliche Informationen im Intranet verfügbar sind, sind sie häufig nicht so aufbereitet, dass sie rasch und einfach zugänglich sind. Sie sind über unterschiedliche Systeme verstreut, werden in verschiedenen Posts behandelt und die Tools unterscheiden sich von einem Service zum anderen. Der Benutzer verirrt sich auf dem Weg zur richtigen Antwort, und wendet sich entmutigt an das Personalwesen, mit den zwei daraus erwachsenden Nachteilen:

  • Zuerst vergeudet er seine eigene kostbare Zeit, und
  • Durch die Eskalierung bringt er dann eine zweite Person, den HR-Mitarbeiter, dazu, seine kostbare Zeit zu vergeuden.

Zur Vermeidung dieses kontraproduktiven Szenarios können interne Chatbots sofort die richtige Antwort auf den immensen Großteil von Fragen bieten, die typischerweise von Mitarbeitern gestellt werden. Dank unserer Fortschritte in der Verarbeitung natürlicher Sprache kann der Benutzer sofort jene Lösung finden, die seiner Absicht am besten entspricht. Mit Dialogflüssen, die mögliche Konversationspfade umreißen, ist es möglich, dass der Chatbot innerhalb weniger Sekunden personalisierte, präzise Antworten an den Mitarbeiter liefert.

2. Chatbots erleichtern den Einstieg von Mitarbeitern.

Die Eingliederung von neuen Mitarbeitern bring eine ganze Reihe von langwierigen, zeitraubenden administrativen Hindernisse mit sich: Es gilt Formulare auszufüllen, Daten einzugeben, den Zugriff auf Tools zu sichern, und wieder und wieder ein und dasselbe an unterschiedliche Stellen zu übermitteln: Vorname, Familienname, Abteilung, usw. In den meisten Fällen ist rasch tippen dabei nicht gerade die effizienteste Methode zur Eingliederung neuer Mitarbeiter. Hier glänzen Chatbots mit ihrer Fähigkeit unterschiedliche Tools zu kontrollieren. Neben der Zeit, die Sie sparen, indem Sie solche Abläufe auf Ihren Bot abwälzen, ist wohl die Tatsache, dass durch deren Einsatz eine Frustatrionsquelle versiegt wohl das schlagendste Argument für den die Nutzung von Chatbots als einzige, benutzerfreundliche und zugängliche Schnittstelle. Indem der Chatbot so programmiert wird, dass er den neuen Mitarbeiter über APIs registriert und eingliedert, reichen einfache Anweisungen an den Bot zur Bereitstellung aller notwendigen Informationen.

3. Chatbots als Untersützung bei täglichen Aufgaben.

Es gibt eine Unmenge von wenig komplexen aber zeitraubenden Aufgaben, die die meisten Mitarbeiter selbst erledigen müssen. Zu nennen währen da unter anderem die Planung von Besprechungen unter Einbeziehung mehrerer Mitarbeiterkalender, die Reservierung von Sitzungsräumen, das Festlegen von Abgabezeiten, Anfrage von Urlaubstagen, und vieles mehr. Die gemeinsamen Ablenkungen von der eigentlich zu verrichtenden Arbeit haben erheblichen Einfluss auf Konzentration und Produktivität. Hier können Chatbots dank ihrer Fähigkeit zur Verarbeitung von natürlicher Sprache hervorragende Dienste leisten. Chatbots können die Mitarbeiter im Falle solcher Aufgaben entlasten und es ihnen ermöglichen, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren. Die Mitarbeiter müssen weder den Schreibtisch verlassen noch ihre Zeit damit vergeuden, in Kalendern und auf HR-Plattformen stöbern.

4. Chatbots als Informationsquelle: von Steuern bis zur DSGVO.

Chatbots sind bei der Produktentwicklung, bei administrativen Änderungen, in Übergangszeiten und bei allen Aktualisierungen, die sich auf Ihre Mitarbeiter oder Ihren Arbeitsbereich beziehen, sehr nützlich. Möglicherweise haben Sie Ihre Arbeitsabläufe und Richtlinien kürzlich an die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) angepasst. Seit dem 25. Mai 2018 müssen Unternehmen, die Daten von EU-Bürgern verwalten (oder dies anderen Unternehmen gestatten), sich zur Einhaltung strenger Normen verpflichten. Dies bringt neue interne Prozesse mit sich, aber auch Formulare, Verwirrung, Fragen und den dringenden Bedarf nach raschen und richtigen Antworten. Dies ist nur ein Beispiel für eine große Veränderung, die genau wie Änderungen im Bereich der Abgaben, oder bei administrativen, rechtlichen oder steuerlichen Neuerungen, zahlreiche Unternehmen betreffen. Mitarbeiter sehen sich in solchen Fällen mit Hindernissen konfrontiert und benötigen Klarheit über sensible und kritische Informationen zu ihren Rechten, Pflichten und Gehältern. In solchen Momenten stehen Personalabteilungen unter Strom. Doch eine Serie von Neuzugängen zur Bereitstellung von mehr Support ist oft nicht die effizienteste Lösung. Beim Einsatz eines Chatbots, dessen Wissen sich aus diversen Datenbanken speist, kann rasch ein Redaktionsteam zusammengerufen werden, das im Vorlauf solcher Ereignisse die geeigneten Inhalte zusammenstellt. Einfacher geht es wohl kaum!

5. Chatbots, die physischen Robotern auf die Sprünge helfen.

Die retro-futuristische Vision vom Roboter, der zu einer sinnvollen menschlichen Interaktion fähig ist, hat das Terrain der Science-Fiction verlassen und ist zu realen Möglichkeiten geworden. Humanoide Roboter sind auf dem Weg, mehr als eine Spielerei zu sein. Sie werden immer häufiger nicht nur zur Interaktion mit Kunden eingesetzt, sondern auch dazu, Mitarbeiter zu unterstützen und Arbeitsabläufe zu vereinfachen. In einem Restaurant einen Gast bedienen, einen Besucher in den Sitzungssaal führen, zwei Mitarbeiter verbinden, eine Gruppenführung leiten – es gibt endlose Möglichkeiten, einen Chatbot in einen physischen Roboter zu integrieren, damit Ihre Mitarbeiter effizienter arbeiten können. Nicht zuletzt fördern Roboter-Chatbot-Hybride die Barrierefreiheit am Arbeitsplatz, denn sie bieten die Möglichkeiten der Interaktion mit behinderten Menschen. Ein Roboter, der mehrere Kommunikationsmodi beherrscht, könnte sich an die Präferenzen der jeweiligen Person anpassen, die Identifikation des Benutzers mit seiner Umgebung stärken und ihm helfen, den Arbeitsplatz bestmöglich zu verstehen. Dies sind nur fünf Beispiele für die Anwendung von künstlicher Intelligenz in einer Welt, in der Chatbots mehr und mehr Funktionen übernehmen. Je eher wir damit beginnen, diese aufstrebende Technologie nutzen, desto rascher können wir bessere Ergebnisse für Kunden und Mitarbeiter erzielen und gleichzeitig an der Spitze jener aktuellen Entwicklungen bleiben, die das Geschäftswachstum in Zukunft weiter beschleunigen könnten.

 

Inbenta ist führend in der Verarbeitung natürlicher Sprache und künstlicher Intelligenz für Kundensupport, E-Commerce und Chatbots und bietet eine einfach zu implementierende Lösung, die die Kundenzufriedenheit verbessert, Supportkosten reduziert und den Umsatz steigert. Möchten Sie mehr erfahren? Unser Expertenteam zeigt Ihnen gerne, was Inbenta für Ihr Unternehmen tun kann

 

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