Quelles sont les bonnes pratiques à suivre afin de réussir l'onboarding d'un nouvel employé et comment les outils digitaux peuvent venir en aide à l’employeur?
Nombreuses sont aujourd’hui les organisations à avoir compris que l’onboarding est une étape clé non seulement du parcours de recrutement, mais plus largement de l’expérience collaborateur au sein de l’entreprise.
En effet selon une étude de Deloitte*, 4% des nouveaux salariés quittent leur poste après une première journée désastreuse et 29% des salariés âgés de 18 à 34 ans rompent leur contrat durant la période d’essai. Cette même étude estime également que le coup d’une mauvaise intégration est estimé à trois fois le salaire de l’ancien collaborateur. C’est dire l’enjeu de réussir l’onboarding d’un nouveau salarié!
Quelles sont alors les bonnes pratiques à suivre afin de réaliser une intégration réussie et surtout, comment est-ce que les outils digitaux peuvent venir en aide à l’employeur?
Onboarding : définition et bonnes pratiques
L’onboarding est un terme emprunté de l’anglais qui désigne la phase d’accueil et d’intégration d’un nouveau salarié au sein d’une entreprise. Le but ultime d’un onboarding réussi étant bien entendu que le nouvel employé se sente à l’aise, bien intégré dans son équipe et dans la structure globale afin de maximiser sa satisfaction, son engagement et son implication dans l’atteinte des objectifs de l’entreprise.
C’est un processus plus long que l’on ne l’envisage souvent avec certaines étapes qu’il ne faut pas oublier ou négliger et que nous détaillons ci-dessous.
Avant le premier jour
L’onboarding débute avant même le premier jour du nouveau salarié. Il s’agit là pour l’équipe de préparer son arrivée en commandant le matériel dont il aura besoin, en installant son bureau, en lui attribuant un parrain et surtout en communiquant avec lui quant au déroulé de sa première journée et pourquoi pas lui faire d’ores et déjà parvenir quelques contenus concernant l’entreprise (histoire, plan, organigramme).
La première semaine
Comme nous l’avons vu en introduction, le premier jour et la première semaine sont cruciaux pour l’intégration d’un nouveau collaborateur. L’équipe doit en effet s’assurer que tout le matériel est mis à sa disposition, que ses accès sont créés pour pouvoir utiliser les logiciels dont il aura besoin, que son agenda est rempli et qu’il sait ce qu’il a à faire. La présentation auprès des différentes équipes et bien entendu la formation viennent compléter cet agenda chargé. Certaines de ces étapes peuvent être effectuée de manière plus informelle comme par le biais d’un welcome pack d’accueil avec des goodies de l’entreprise ou encore lors d’un petit-déjeuner de présentation, d’un “apéro” de bienvenue, ou de sessions de “shadowing” d’un collègue.
Les premiers mois
L’intégration d’un nouvel employé ne se limite pas aux premières semaines, mais continue dans le temps grâce à des formations de plus en plus poussées au fur et à mesure que le temps avance. Un team building ou une soirée d’intégration pourra également venir sceller tout le travail effectué en amont.
Vous l’avez compris, fini le temps du livret d’accueil, des (trop) nombreuses questions qui restent en tête par peur de déranger les nouveaux collègues et de la prise de note intempestive pour ne rien oublier! L’onboarding d’aujourd’hui se veut dynamique, a lieu en continu durant les premiers mois et peut même se faire à distance grâce aux nombreux outils digitaux à la disposition des services RH et des managers.
Les outils digitaux au service de l’onboarding
Différents outils digitaux existent afin de venir en aide aux équipes tout au long du processus d’onboarding.
Le SIRH
Le plus connu est bien entendu le Système d’Information Ressources Humaines (SIRH) qui permet d’automatiser un certain nombre de tâches liées à la gestion des ressources humaines et d’en assurer le suivi. Lors de l’onboarding, ce dernier permet de préparer l’arrivée du nouveau collaborateur avec une checklist du matériel et des formation nécessaires, mais surtout de centraliser toutes les données sur le salarié qui seront par la suite consultables par le manager ou les RH.
Les formations en ligne
Les plateformes de formation digitales peuvent également être un outil très pratique lors de l’intégration d’un nouvel employé. Ces dernières peuvent ainsi faciliter l’apprentissage et lui donner plus d’autonomie afin qu’il soit confiant plus rapidement.
Le chatbot RH
Relativement nouveau sur le marché, le chatbot RH peut s’avérer être un allié de poids lors de l’onboarding. Via ses diverses fonctionnalités, un chatbot d’onboarding va en effet pouvoir venir assister le nouveau collaborateur dans ses tâches administratives, devenir une aide à la formation en soutien des outils traditionnels, ou encore un catalyseur pour favoriser les rapports sociaux et l’intégration au sein de l’équipe et de l’entreprise de manière générale. Disponible 24h/24, 7j/7, cet assistant personnel RH est en effet toujours là pour répondre aux questions que se pose le nouveau salarié sans aucune crainte de déranger ou d’être jugé, pour pousser du contenu sur l’entreprise, soumettre des quizz de formation ou encore l’épauler tout au long de son intégration.
En permettant de fluidifier l’onboarding des nouvelles recrues, que celui-ci ait lieu en présentiel ou à distance, tous ces outils digitaux favorisent également la fidélisation et l’engagement des employés dès leur premier jour au sein de l’entreprise. Et c’est désormais bien connu, un employé satisfait de son entreprise sera son meilleur ambassadeur.
Vous souhaitez en savoir plus sur le rôle que peut jouer un chatbot RH dans l’onboarding ? Accédez au replay de notre webinaire “L’assistant personnel RH, au service de l’onboarding” au côté d’Anaïs Matonnier, CEO du cabinet de conseil RH Olympes.
*Étude sur l’industrie de Bersin by Deloitte : “Onboarding Software Solutions 2014: On-Ramp for Employee Success”