¿Cómo aprovechar los chatbots para facilitar los procesos de contratación?

La importancia de los Chatbots aplicados en las áreas de Recursos Humanos de las empresas.

Esta es una adaptación al español del texto original de Inbenta EN por Richard Conn.

La búsqueda de empleo es una actividad agotadora y el proceso que hay detrás ha cambiado tanto para el empleado como para el empleador. Mientras que antes solo se necesitaba un CV y ​​una entrevista personal, ahora es normal que los candidatos se enfrenten a un proceso de entrevista de 5 etapas. Hoy en día, con una competencia tan alta, la gente tiene suerte si se les vuelve a llamar para la primera ronda.

¡No es de extrañar que la gente diga que buscar trabajo es como hacer un trabajo de tiempo completo en sí mismo! 

A menudo, también, los empleadores dejan en manos de los candidatos dar una buena impresión, olvidando que necesitan dejar una huella positiva.

Las empresas siempre están dando pasos en falso por descuido. Quizás la entrevista tuvo lugar en un sistema telefónico en la nube y el entrevistador dejó a un solicitante esperando 30 minutos o tal vez un solicitante simplemente nunca recibió respuesta de una empresa, algo que se vuelve aún más frustrante si dedicas dos horas a completar un formulario de solicitud, sin mencionar el tiempo dedicado a responder preguntas como, “¿cuál crees que es el mejor ERP para minoristas?

Cuando las personas tienen una experiencia negativa, es más probable que compartan esa experiencia con otra persona de una forma u otra, esto no sólo propicia una mala reputación sino que también puede costarle mucho dinero a las empresas.

¿Cuál es la solución?

Como persona ocupada y como empresa con mil y una cosas que hacer, puede parecer agobiante responder a todas las solicitudes o dar retroalimentación a las entrevistas. Entonces, ¿cómo encuentras al candidato perfecto sin desanimar a los demás?

Bueno, a medida que la tecnología evoluciona, hay formas en que podemos usarla en casi todos los aspectos de nuestra vida laboral. La IA está teniendo un gran impacto en el mundo moderno y puede hacer casi cualquier cosa, desde pronosticar ventas y cambiar la cultura del equipo de marketing, hasta usar datos biométricos para iniciar sesión en los sistemas.

Pero, ¿alguna vez ha considerado usarlo como parte del proceso de contratación? Más específicamente, ¿has pensado en utilizar un chatbot impulsado por IA como parte de tu proceso de contratación?

Fuente: HR Daily Advisor

Es posible que ya estés aumentando las ventas con chatbots, usándolos para brindar Atención al Cliente. Sin embargo, cuando se incorporan al proceso de contratación, pueden hacer esta labor más sencilla. Los chatbots ayudan a establecer comunicación con los candidatos y así evitar molestias adicionales. 

En caso que no lo sepas, un chatbot es un software que utiliza IA para imitar la conversación humana, se utilizan ampliamente tanto en sitios web como a través de servicios de voz y son excelentes para almacenar grandes cantidades de datos y responder a las personas rápidamente. 

Cuanto más se utilizan los chatbots como parte de la experiencia digital, más cómodas se sienten las personas con él, de hecho, mucha gente ahora lo espera. Pero cuando se trata de buscar trabajo, el 82% de los solicitantes de empleo cree que el proceso ideal es una combinación de tecnología y comunicación dirigida por humanos, de acuerdo a datos de Ideal Recruiter.

Usa chatbots para responder.

Esta es una especie de escenario de “ponte en su lugar”. Imagínate si como buscador de empleo encuentras tu trabajo perfecto en un sitio de contratación, por lo tanto, inviertes todo el tiempo y el esfuerzo que puedas en completar las páginas de la información requerida, pones en tu educación, tu historial laboral y la razón por la que quieres el trabajo, incluso llenas las preguntas adicionales que las empresas tienden a hacer para filtrar como, “¿Qué harías si estuvieras hablando con un cliente y tuviera una mala reunión virtual contigo?”

Lleva mucho tiempo pero, finalmente, envías la solicitud. Ansioso por una respuesta, esperas … y esperas … y esperas.

No hay respuesta.

Y para empeorar las cosas, esto sucede con la mayoría de los trabajos que has solicitado. Inevitablemente, te deprimes.

Quizás el posible reclutador eventualmente se comunique contigo y tienes una entrevista. ¡Viva! En ese momento, sin embargo, has olvidado los detalles del trabajo y francamente, no estás seguro de querer trabajar para una empresa que claramente no te respeta. Lo mínimo que pudieron haber hecho fue enviarte una actualización de cómo iba la aplicación. 

Por supuesto, desde tu punto de vista como empleador, sabes que no siempre es posible responder a todas las solicitudes. 

Aquí es donde entran los chatbots. Si ya usan chatbots en tu empresa, entonces ya sabrás lo buenos que son para comunicarse con la gente cuando no tienen tiempo para hacerlo. Una de sus mejores características es poder brindar comentarios y actualizaciones de estado de manera rápida. 

Esto significa que los chatbots no solo pueden responder las consultas frecuentes de los clientes, como ” ¿qué es el fax ?“, sino que también pueden responder rápidamente a las solicitudes de empleo.

Fuente: Ideal

¿Cómo funciona?

Usar chatbots para esta función implica que se programen para que respondan a cada aplicación diciendo algo como:  “¡Muchas gracias por su solicitud, apreciamos el tiempo y el esfuerzo que has invertido! ¡Estamos muy emocionados de que quieras trabajar con nosotros! Hemos recibido un gran volumen de solicitudes, así que ten en cuenta que es posible que no podamos responder a todas. De lo contrario, ¡buena suerte! “

Esta respuesta es lo suficientemente genérica como para ser enviada a todos los solicitantes, y al mismo tiempo es lo suficientemente agradable como para levantar la moral del solicitante y demostrar que eres una empresa en la que la gente quiere trabajar. 

Si estás muy ocupado y tienes dificultades para encontrar tiempo para revisar las aplicaciones, un chatbot podría incluso enviar otro mensaje una semana después diciendo: 

“Gracias por tu espera. Solo para informarte que todavía estamos revisando las solicitudes y te informaremos si tienes éxito al final de la semana. Si es así, se te invitará a una entrevista telefónica por teleconferencia donde evaluaremos tu perfil para el puesto”. 

Al hacer esto, la gente te recordará y sabrá qué esperar y cuándo. En lugar de quedarse en la oscuridad, preguntándose qué pasó con su solicitud. 

Al igual que con una interacción B2C, un solicitante le dirá al mundo si tiene una experiencia negativa contigo. Software Advice nos dice que un 59% de las personas que tienen una mala experiencia con las aplicaciones con una empresa intentarán disuadir a los demás, sin embargo, la misma empresa también nos dice que el 88% de los candidatos con una buena experiencia le dirán a la gente que aplique. 

Por lo tanto, para evitar una mala crítica, brinda a las personas una buena experiencia y mantén la comunicación con un chatbot. Esto animará a la gente a darte un buen nombre, ya sea que consigan el trabajo o no.

Fuente: Botcore

Utiliza un chatbot para beneficio propio.

Por supuesto, la razón por la que deseas contratar un nuevo candidato es para beneficiar a la empresa, por lo que también tiene sentido usar chatbots para tus propios fines. Los chatbots pueden escanear aplicaciones y recopilar información vital, pueden examinar los CV y ​​encontrar información relevante para el puesto, hacer una preselección adecuada y facilitar el proceso. 

Una vez que se ha examinado una aplicación, un chatbot puede dar su opinión. Ya sea rechazando a un candidato o programando una entrevista con él. Esto se hace utilizando el calendario de la empresa o incluso un sistema integrado de reservas en línea, lo que también significa que los solicitantes no tienen que completar formularios de solicitud pesados, ya que los bots pueden examinar fácilmente los CV, por lo tanto, se ahorra tiempo y energía en todas partes. 

Las empresas están obteniendo niveles más altos de respuestas y los chatbots están revisando las aplicaciones con mayor rapidez, lo que significa que las empresas tienen más probabilidades de recibir solicitudes de mejor calidad, ya que los solicitantes no pasan horas completando formularios de solicitud largos sin respuesta, su moral se eleva y el esfuerzo que ponen es mayor, ya sea a través de un simple CV o un formulario de solicitud más complejo. 

Cuanta más información se recopile, el chatbot sabrá cómo detectar las respuestas “correctas” de las “incorrectas”. Supongamos que un chatbot hace la pregunta: “Cuéntanos acerca de una vez que utilizaste una solución para videoconferencia. Con el tiempo, aprenderá las “mejores” respuestas, luego, podrá clasificar las respuestas de los solicitantes en competencia y enviar esta información a recursos humanos.

Fuente: Inside Big Data

Usa chatbots para modernizar.

A menudo, los candidatos pasan por el difícil proceso de formularios de solicitud largos en las computadoras. Pero, ¿por qué no contratar a través de teléfonos móviles? Parece controvertido, pero este método de contratación va en aumento. 

Después de todo, muchos solicitantes sienten que completar formularios de solicitud largos crea una experiencia de búsqueda de trabajo negativa. 

Los chatbots se pueden utilizar para seleccionar a los solicitantes haciéndoles una serie de preguntas por mensaje de texto. Esto no solo es rápido, sino que también es más atractivo. Elimina la presión sobre los candidatos y evita que tenga que revisar una gran cantidad de información sobre los candidatos. Luego, si un solicitante ha respondido bien todas las preguntas, puede enviarlas a la siguiente etapa. 

A medida que avanzamos hacia un futuro remoto, debemos comenzar a pensar de una manera más centrada en los empleados, enviar preguntas por mensaje de texto es más relajado y demuestra que estás considerando qué funciona mejor para los empleados potenciales, así como para ti mismo. 

También puedes optimizar los chatbots en las redes sociales. Si un solicitante tiene alguna pregunta, puede ponerse en contacto con tu empresa en Facebook y consultar, así obtendrán una respuesta rápida y precisa lo cual les dará una buena impresión.

Una parte realmente importante del uso de chatbots para hacer preguntas sobre el texto es que ayuda a las personas que pueden tener ciertas necesidades, por ejemplo: puede ser que una persona necesite un texto más grande, al que pueda acceder en su teléfono o tal vez les resulte abrumador recibir mucha información a la vez, en cuyo caso, desglosar las preguntas a través de texto puede facilitarles mucho el proceso y permitirles dar mejores respuestas. 

Muchos empleadores pierden grandes candidatos potenciales al no considerar estas cosas.

Fuente: Magnet.me/unsplash

¿Hay desventajas con los chatbots?

Usar un chatbot en el proceso de contratación tiene muchas ventajas, pero también tienen algunas desventajas. Claro, pueden ayudar a elegir al mejor ingeniero de servicios de VoIP entre mil aplicaciones, pero eso no las hace perfectas. 

Para empezar, existe la idea de que el chat puede ser muy bueno, ya que los chatbots no siempre están programados para usar jergas o coloquialismos, lo cual significa que la gente se preocupa a veces sobre todo cuando hace preguntas usando modismos y el bot no es capaz de responder. 

Sin embargo, mientras que antes era cierto que los chatbots luchaban por entender metáforas, jergas y otros discursos no estándar, hoy han mejorado su juego y son capaces de comprender frases y mensajes mucho más complicadas o inusuales. Eso es en gran parte gracias a la tecnología de procesamiento del lenguaje natural (NLP) que permite chatbots más inteligentes

Otro problema es que la gente también piensa que los chatbots tienden a carecer de calidez humana. No hay ningún “es encantador escuchar de ti” o “Disfruta tu tarde” proveniente de un chatbot. Sin embargo, los desarrolladores han trabajado arduamente para abordar este problema. 

AIML (Lenguaje de marcado de inteligencia artificial) es la forma en que los ingenieros programan el lenguaje de chatbot. Hoy, después de reconocer el problema de la calidez, los chatbots son mucho más amigables y hablan de una manera más humana. 

Sin embargo, un problema más es que las empresas nunca están muy seguras de cómo reacciona la gente a los chatbots. Por lo tanto, siempre que respondan a las preguntas correctamente y con rapidez, tendrán una respuesta positiva.

Conclusión.

Analiza la forma en que contratas candidatos en este momento. ¿Te toma un tiempo responder a la gente? ¿O simplemente encuentras que hay solicitantes a los que no responden en absoluto? Si es así, considera implementar un chatbot en tus procesos de contratación; no solo es una excelente manera de avanzar hacia el futuro, sino que mantiene contentos a los candidatos, le brinda a tu empresa un buen nombre y te ahorra tiempo en todo el proceso en general. 

También significa que los candidatos no tienen que completar formularios de solicitud excesivamente largos y lo más importante, mediante los bots podrás examinar las aplicaciones para encontrar el candidato perfecto para tus vacantes. Es un ganar / ganar en todos lados. 

Sin embargo, ten en cuenta que los chatbots no reemplazan al ser humano, quizá algún día, pero no hoy. Lo que significa que, aunque los chatbots ayudarán mucho a ahorrar tiempo y dinero, en última instancia, es una persona la que tiene la última palabra.

Richard Conn – RingCentral US
Richard Conn es el director senior de marketing de búsqueda de RingCentral, líder mundial en comunicaciones unificadas y servicio de centro de llamadas. Le apasiona conectar empresas y clientes y tiene experiencia trabajando con empresas Fortune 500 como Google, Experian, Target, Nordstrom, Kayak, Hilton y Kia. Richard ha escrito para sitios como Rightinbox y Marketscale.

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