5 formas para usar chatbots internamente con tus empleados

A parte de encargarse de las solicitudes de los clientes, los chatbots aportan un increíble valor comercial al agilizar el ritmo de trabajo del personal interno.

 

  • Los chatbots son un recurso que permiten ahorrar tiempo al personal interno para que puedan dedicar sus esfuerzos a un trabajo más significativo y productivo.
  • Los chatbots internos tienen el potencial para aumentar las facilidades, la eficiencia y la satisfacción de los empleados de tu empresa.
  • Los chatbots son fáciles de usar, de instalar y de implementar.

Chatbots, agentes conversacionales, asistentes virtuales: como prefieras llamarlos, la conversación automática es más relevante que nunca. Debido al creciente uso de chatbots en webs de atención al cliente, la mayoría de consultas en línea obtienen respuestas rápidas y automáticas. Sin embargo, es crucial tener en cuenta el valor de los chatbots para un uso del personal interno. Para maximizar el rendimiento de asistencia al usuario, es esencial emplear las herramientas adecuadas. Cuando se trata de encontrar las respuestas correctas a las consultas de los clientes, nuestro sistema de procesamiento del lenguaje natural consigue que el Chatbot de Inbenta alcance un 90% de eficiencia, siendo capaz de ofrecer una respuesta en cuestión de milisegundos después de pulsar la tecla Intro. Como herramienta de atención al cliente, los chatbots pueden ser sumamente efectivos para reducir los costes de atención al cliente, aumentar la satisfacción del cliente e incrementar el número de interacciones que acaban con éxito. Del mismo modo, ¿se podría utilizar esta misma aplicación de inteligencia artificial para que el personal interno alcanzara más rápidamente los objetivos de la empresa? Por supuesto. De hecho, los chatbots basados en sistemas de IA se utilizan en numerosos contextos y de formas diversas pero todos tienen un objetivo común: mejorar la experiencia y la eficiencia del usuario. En otras palabras, ayudar a ahorrar tiempo y energías para dedicarlas a otras tareas. A continuación encontrarás 5 ejemplos de casos prácticos que muestran cómo la IA puede ser el mejor amigo de tus empleados.

1. Chatbots que agilizan el servicio de asistencia de recursos humanos.

Disminución del esfuerzo y del tiempo de la tarea — este es la norma universal para utilizar la IA, realizar tareas de manera más eficiente. En su funcionalidad más básica, los chatbots nos ayudan a completar rápidamente tareas sencillas respondiendo y resolviendo problemas simples pero urgentes y pueden procesar preguntas que van desde “¿Cómo presento informes de gastos?” hasta el clásico “He olvidado mi contraseña”. Para estos casos, no siempre es fácil encontrar la información en la intranet tal y como le gustaría al usuario, y si la encuentra, es posible que el contenido sea denso y complicado — el tipo de soluciones pueden variar de un trabajo a otro, las herramientas pueden ser diferentes en función del trabajo, entre otros. A menudo, el usuario se pierde en medio de todas estas variables y recurre al servicio de atención al cliente de recursos humanos lo que conlleva una doble consecuencia:

  • El primer usuario pierde un tiempo precioso, y
  • Al haber escalado la cuestión, ahora obliga a un segundo empleado de recursos humanos a perder un tiempo precioso.

Para evitar escenarios contraproducentes como este, los chatbots internos pueden proporcionar respuestas de forma inmediata para la gran mayoría de intenciones expresadas por los empleados. Gracias a nuestros avances en procesamiento del lenguaje natural, ahora el usuario puede encontrar de forma casi instantánea la solución que más se ajuste a su necesidad. Dispone de diferentes niveles de con flujos de diálogo que describen las posibles líneas de conversación, el chatbot es capaz de responder el empleado con respuestas personalizadas y precisas en cuestión de segundos.

2. Los chatbots facilitan la incorporación del empleado.

Si eres un encargado, sabes que la palabra “incorporación” conlleva una avalancha de tediosos trámites administrativos que consumen tiempo: Rellenar los formularios de recursos humanos, introducir los datos, entregar las herramientas de trabajo, y recorrer las múltiples interfaces en las que el encargado debe introducir la misma información una y otra vez — nombre, apellidos, departamento, etc. En la mayoría de casos, esta no es la manera más eficiente de dar de alta a un empleado. En estos casos, los chatbots pueden contribuir con su habilidad para controlar diferentes herramientas. No sólo ahorras tiempo delegando estos procesos a un robot, sino que también evitas la frustración que provocan; este podría ser, por lo tanto, un buen momento para terminar con este tipo de situaciones, a través de una interfaz única, amigable y accesible. Una vez programado el chatbot podrá dar de alta e incorporar al nuevo empleado usando una API, el administrador solo tiene que proporcionar la información necesaria al robot a través de una simple conversación.

3. Los chatbots ayudan en las tareas del día a día

Son muchas las tareas de escasa complejidad que la mayoría de empleados deben hacer ellos mismos y que sumadas en su totalidad consumen una gran cantidad de tiempo. Por ejemplo, programar reuniones teniendo en cuenta las agendas de múltiples empleados, reservar salas de reuniones, realizar el registro de horas, solicitar días de vacaciones, etc. Las interrupciones generalizadas que hay que realizar durante el trabajo para organizarse tienen un impacto significativo en la concentración y la productividad. Sin embargo, este es precisamente un ejemplo práctico en el que un robot con habilidades de procesamiento del lenguaje natural puede llevar a cabo. En este caso los chatbots pueden ser utilizados para que los empleados reduzcan de forma significativa el tiempo que necesitan para realizar estas tareas por is solos. Como resultado, dicho empleado no tiene que moverse de su escritorio, ni dejar de trabajar en tareas importantes para perder tiempo consultando agendas o navegando en plataformas de recursos humanos.

4. Los chatbots proporcionan fuentes de información veraces: desde los impuestos al RGPD.

Los chatbots también son útiles durante el desarrollo del producto, los cambios administrativos, los períodos transitorios y cualquier actualización relacionada con sus empleados o área de trabajo. Seguramente has tenido que modificar recientemente los flujos de trabajo y la política de empresa para adaptarla al RGPD (Reglamento general de protección de datos). Desde el 25 de mayo de 2018, las empresas que manejan los datos de los residentes de la UE (o permiten que otras empresas lo hagan) están obligadas a cumplir el nuevo reglamento. Naturalmente, esto supone nuevos procesos internos, formularios, confusión, preguntas y escasez de respuestas útiles y en poco tiempo. Este es solo un ejemplo de un gran cambio — tal y como lo son las variaciones de impuestos, los cambios administrativos, fiscales y legales que afectan a las empresas — y crea problemas a sus empleados ya que suele afectar un tipo de información confidencial e importante sobre sus derechos, obligaciones, salario y contribuciones. Estos periodos a menudo reflejan picos de actividad en el área de recursos humanos. No obstante, contratar de golpe a muchos empleados para intentar ampliar la asistencia, no es una solución inteligente ni factible. Con un chatbot se pueden utilizar varias bases de conocimiento a la vez, y es fácil establecer un equipo editorial para preparar el contenido de forma anticipada. ¡No podría ser más fácil!

5. Los chatbots aumentan la capacidad de los robots físicos.

Finalmente, la visión retro-futurista de los robots capaces de interaccionar con sentido y de una forma humana ha pasado de ser ciencia ficción a una posibilidad en el mundo real. Los robots humanoides están en camino de convertirse en algo más que un artilugio, y finalmente se usarán para simplificar no sólo las interacciones con los clientes, sino también los flujos de trabajo de los empleados. Acomodar a un cliente en un restaurante, guiar a un visitante a una sala de reuniones, presentar a dos empleados entre si, realizar un visita guiada en grupo, existen infinitas posibilidades en las que un chatbot se podría integrar a un robot físico permitir que los empleados puedan avanzar en su trabajo. Lo más importante es que el híbrido robot-chatbot amplia la accesibilidad de un lugar de trabajo al aumentar los medios de interacción con personas con distintas capacidades. Un robot con múltiples modos de comunicación podría adaptarse y amoldarse a las preferencias de la persona con quien interactúa, fortaleciendo la identificación del usuario con su entorno y ayudándola a que conozca el lugar de trabajo lo mejor posible. Estos son sólo cinco ejemplos prácticos de cómo utilizar los chatbots sen un mundo donde sus aplicaciones son abundantes y están en constante expansión. Cuanto antes aprovechemos esta tecnología en evolución, más rápido podremos ofrecer mejores resultados tanto a los clientes como a los empleados y mientras tanto, mantenemos al corriente de los desarrollos actuales que podrían continuar acelerando el crecimiento del negocio en el futuro.

 

Inbenta es un líder en procesamiento de lenguaje natural e inteligencia artificial para la atención al cliente, e-commerce y chatbots conversacionales que proporcionan una solución fácil de implementar que mejora la satisfacción de los usuarios, reduce los costos de atención al cliente y aumenta la rentabilidad. ¿Te gustaría saber más? Nuestro equipo de expertos está a tu disposición para mostrarte cómo Inbenta puede beneficiar a tu empresa.

 

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