Die meisten Unternehmen wissen, dass ihre Mitarbeiter zu viel Zeit damit verbringen, in verschiedenen Quellen nach der richtigen Information oder Antwort zu suchen. Einige von ihnen sind sich jedoch der Tragweite des Problems nicht bewusst und selbst wenn, wissen viele nicht wirklich, wie sie einen Wandel herbeiführen können.
Die meisten Unternehmen, die nicht erst vor kurzem gegründet wurden, verfügen über Unmengen von Altdaten, von denen einige in veralteten Formaten gespeichert und für Kunden und Mitarbeiter schwer zugänglich sind.
Die zunehmende Sensibilisierung für dieses Thema führt jedoch dazu, dass sich immer mehr Unternehmensleitungen damit beschäftigen. Durch den Einsatz geeigneter Wissensmanagement-Tools werden Informationen sowohl für Kunden als auch für Mitarbeiter leichter zugänglich, was die Gesamtleistung der Mitarbeiter verbessert und Kosten senkt.
Inbenta hilft Unternehmen seit über einem Jahrzehnt, ihr Wissen und Know-how zu zentralisieren und die Verwaltung und Aktualisierung von Informationen zu vereinfachen. Auch nach all den Jahren analysieren wir immer noch die Wünsche und Herausforderungen unserer Kunden, um unsere Lösung zu verbessern und ihnen besser zu dienen.
Versionierung in Wissensdatenbanken
Wissensdatenbanken dienen einer großen Anzahl von Zwecken und Nutzern. Sie können sowohl intern als auch in kundenorientierten Websites verwendet werden, um folgende Aufgaben zu erfüllen:
- Information der Mitarbeiter über interne Unternehmensrichtlinien
- Zugänglichmachung von Produktanleitungen oder -informationen
- Beantwortung häufig gestellter Fragen und wiederkehrender Kundensupport-Themen
- Anleitung der Benutzer während des Onboarding-Prozesses
- Und ein langes etcetera.
Wissen ist jedoch nie statisch. Alles verändert sich im Laufe der Zeit, wird umgestaltet … Das bedeutet nicht unbedingt, dass wir diese alten Informationen loswerden wollen.
Das Wissen über die Vergangenheit kann dazu beitragen, Fehler und Irrtümer zu vermeiden, und den Unternehmen helfen, die Entwicklung der Dinge zu verfolgen.
Nehmen wir an, der CEO arbeitet an der Aktualisierung der Unternehmensrichtlinie. Durch die Verfolgung verschiedener Versionen der Unternehmensrichtlinie kann er feststellen, welche Version zu einem bestimmten Zeitpunkt in Kraft war.
Oder ein Support-Spezialist möchte die FAQ-Inhalte optimieren, um die häufigsten Anfragen seiner Kunden zu beantworten. Durch den Zugriff auf verschiedene Versionen kann er feststellen, ob die neuen Versionen besser funktionieren, und die Änderungen nachverfolgen, um deren Auswirkungen auf die Anzahl der eingehenden Kontakte zu ermitteln.
Für diese Anwendungsfälle verfügt die KI-gestützte Wissensdatenbank von Inbenta über ein leistungsfähiges Versionierungstool, das es Ihnen ermöglicht, die Änderungen der verschiedenen Versionen nachzuvollziehen und evtl. unerwünschte, irrelevante oder leistungsschwache Änderungen zurückzusetzen.
Sogar Änderungen in der URL Ihrer Inhalte lassen sich erkennen, um sicherzustellen, dass alle gespeichert werden und immer der richtige Inhalt angeboten wird.
Den Augen von Knowledge bleibt keine Änderung verborgen!
Entdecken Sie auch: Alles, was Sie über Inbentas Modul Knowledge wissen müssen
Nutzung eines Tools für alle Mitarbeiter: Arbeit mit Knowledge Drafts
Wie wir gesehen haben, wird Wissen häufig aktualisiert, geändert und optimiert.
Dies ist jedoch selten die Arbeit eines einzelnen Mitarbeiters. Durch die interne Weitergabe von Wissen und die Einbeziehung relevanter Stakeholder in die Wissensbildung im Unternehmen können Sie sicherstellen, dass auf dem Weg nichts verloren geht.
Das klingt doch toll, nicht wahr? Dazu bedarf es jedoch eines Tools für alle Mitarbeiter, das die Zusammenarbeit fördert und es ihnen ermöglicht, auf bestehenden Inhalten aufzubauen und diese zu ändern, ohne versehentlich wichtige Informationen zu löschen oder die Arbeit anderer zu überschreiben.
Genau hier setzt Inbenta Knowledge Drafts an. Mit dieser Funktion können Teams an verschiedenen Versionen eines Inhalts arbeiten, ohne einander in die Quere zu kommen.
Verwendung des Inhaltsstatus als Hilfe bei der Organisation von Teamarbeit
Die Arbeit mit Entwürfen ist bereits ein Schritt in die richtige Richtung. Aber woher wissen Sie, ob der Inhalt noch in Arbeit ist, fertig ist oder einfach abgelehnt wurde?
In einer Zeit, in der sich agiles Management immer mehr durchsetzt, waren wir der Meinung, dass Knowledge eine Funktion benötigt, mit der Vorgesetzte und Mitarbeiter den Überblick über ein Projekt behalten können.
Deshalb haben wir uns bei Inbenta entschieden, verschiedene Statuskennzeichnungen einzuführen, damit die Nutzer bestimmen können, in welchem Stadium sich der Inhalt befindet.
Dies hilft den Teams, die Veröffentlichung von Inhalten vorzubereiten, bietet einen besseren Überblick über die Leistung und die Bemühungen des Teams und dient als visueller Fortschrittshinweis.
E-Book herunterladen: So erstellen Sie eine effiziente Wissensdatenbank
KI, der Geheimtipp zur Verbesserung der Leistung Ihrer Wissensdatenbank
Wenn Sie sich noch nicht mit KI-gestützten Wissensdatenbanken beschäftigt haben, werden Sie vielleicht überrascht sein, wie stark die Auswirkungen von KI auf etwas so Einfaches wie eine Wissensdatenbank oder ein Help Center sein können.
Haben Sie sich schon einmal gefragt, warum Sie weiter tonnenweise Anfragen zu einem Thema erhalten, obwohl es bereits einen Artikel auf Ihrer Hilfeseite dazu gibt? Natürlich kann es sein, dass der Artikel schwer zu finden ist, aber warum ist das so?
Wie helfen Sie Ihren Kunden, die richtige Antwort oder den richtigen Inhalt zu finden? Verwenden Sie eine Suchleiste als Hilfestellung? Welche Technologie steckt hinter dieser Suchleiste?
Inbenta Knowledge basiert auf einer robusten Technologie zur Verarbeitung natürlicher Sprache, d. h. egal welche Keywords Ihre Kunden verwenden: Wenn es eine Antwort in Ihrer Datenbank gibt, werden sie diese im Handumdrehen finden.
Knowledge entschlüsselt die tatsächliche Bedeutung hinter jeder Anfrage und weist Ihren Kunden oder Mitarbeitern den richtigen Weg, ohne dass sie mehrfache Anfragen mit verschiedener Formulierung ausführen müssen. Dadurch wird verhindert, dass sich die Kunden an den Support wenden.
Wenn Sie Ihre Mitarbeiter von wiederholten Anfragen mit geringem Mehrwert befreien wollen, werfen Sie einen Blick auf unsere 14-tägige kostenlose Testversion und probieren Sie Knowledge selbst aus!
Try Knowledge for FREE: 14 days to get started